A importância da flexibilidade na customização do fluxo de trabalho

 

Um fluxo de trabalho visa otimizar a qualidade das entregas, entre produtos e serviços. Normalmente, um setor é responsável por receber novas demandas, transferindo sua análise inicial para outra área capacitada a fim de resolver assunto, que por sua vez pode envolver outros setores nesse processo, para enfim entregar uma devolutiva para o cliente que realizou a solicitação.

Apesar do contexto macro ter um início-meio-fim, dificilmente é estático e permanente, necessitando de otimizações e ajustes conforme o mercado pede. É vital para a empresa a constante revisão do seu fluxo de trabalho, com forte apoio na gestão dos processos da empresa.  

 

Como fazer a gestão dos processos?

 

No início dos anos 2000, o BPM (Business Process Management) ou Gerenciamento de Processos de Negócios se solidificou como um assunto importante para empresas. 

Descrevendo de forma mais informal e extremamente resumida, a gestão de processos de uma empresa é a estruturação de como tramitam seus processos de atendimento, contratação ou compras. É como uma organização das operações para que a empresa atinja seus objetivos.

A gestão de processos é tão ampla e mutável que a empresa precisa estar apta a reconhecer seus pontos de melhoria e ajustar para garantir a qualidade de seus serviços. Um exemplo é a formalização de um contrato de prestação de serviços. 

Podemos atribuir que o ponto de início seja o setor Comercial, que realizou uma venda de um produto da empresa e, após dar entrada no processo de formalização, segue o seguinte fluxo de trabalho:

  • Oportunidade da venda de prestação de serviços é encaminhado ao setor Jurídico para elaboração do contrato;
  • O contrato elaborado é destinado ao CEO da empresa para conferência e assinatura;
  • Assinado o contrato, este é encaminhado ao Comercial para apresentar e colher as assinaturas do cliente
  • Após o registro das assinaturas, o contrato é encaminhado para ser arquivado.
 
Vamos imaginar que no correr dos meses, a empresa cresceu e o dono da empresa contratou um diretor para essa tomada de decisão. Este novo diretor percebeu que os contratos precisariam passar pelo setor da contabilidade para validar os valores dos impostos e da prestação de serviços, evitando um prejuízo futuro. Com isso, o setor Comercial permaneceu com a entrada no processo de formalização, e o fluxo de trabalho foi alterado da seguinte forma:
  • Oportunidade da venda de prestação de serviços é encaminhado ao setor Jurídico para elaborar o contrato;
  • O contrato elaborado é destinado ao setor de contabilidade para validar os valores envolvidos;
  • Após validado, o diretor da empresa realiza a conferência e assinatura;
  • Assinado o contrato, este é encaminhado ao Comercial para apresentá-lo ao cliente e colher as assinaturas
  • Após o registro das assinaturas, o contrato efetuado é encaminhado para ciência do CEO;
  • Ao final do processo, o contrato é arquivado.

 

Neste simples exemplo, a contratação de um novo diretor acrescentou novas etapas ao fluxo de trabalho para garantir maior valor ao negócio da empresa. Para otimizar ainda mais as entregas e o valor de negócio da empresa, existem diversas ferramentas e softwares disponíveis no mercado. 

E é essencial que seja escolhido o sistema com flexibilidade suficiente para se adequar a qualquer mudança de cenário que a empresa possa se deparar.

 

Utilizando um software para gestão dos processos

 

Há muitos softwares de gestão de processos e não faltam opções para escolher. É recomendado considerar o grau de complexidade dos processos da empresa, a flexibilidade da manutenção dos processos, os dados que precisam ser inseridos e os caminhos que podem e serão ajustados com o passar do tempo, para que a escolha seja mais assertiva.

Deve-se levar em consideração que toda empresa possui um fluxo de trabalho próprio, e também possui uma regra de negócios ainda mais singular que seu fluxo de trabalho. A regra de negócio é o que difere a qualidade e o valor de seus processos e entregas. Por isso, é preciso ter em mente pelo menos as seguintes informações:

  • Há uma variedade muito grande de assuntos na empresa;
  • A maior parte dos dados do negócio são peculiares a cada fluxo de trabalho, e poucos se repetem entre si;
  • Rastreabilidade dos processos é importante para tomar ações mais eficazes e evitar problemas conhecidos;
  • Muitas etapas são repetições e podem ser automatizadas para que haja foco no que precisa;
  • Integrações entre fluxos e sistemas trazem versatilidade ao negócio;
  • Informações e dados são extremamente valiosos para a estratégia de negócio e devem ser protegidos ao máximo;
 
Com essa breve lista no radar, é possível se dedicar aos softwares que o mercado oferece. A Finch leva a sério a flexibilidade de seus produtos, a qualidade das informações geridas pelas suas soluções e a proteção e segurança dos dados inseridos.
 

Gestão de processos de negócios com a Finch

 

O Finch Flow, software para gestão de processos de negócios, pode ser inserido em qualquer área de atuação, empresa, e  segmento de negócios. Uma vez que a regra de negócio e o fluxo de trabalho são desenvolvidos junto ao cliente, permitindo total adequação à necessidade vigente, seja ela pautada no apoio a soluções jurídicas, nos processos de gestão dos processos dos colaboradores, na formalização de contratos, ou onde quer que haja uma necessidade de implantar processos.

É natural que a maior parte das empresas não tenham especialistas em processos. A equipe de profissionais da Finch tem vasta experiência para diversos segmentos, como os listados acima, com profunda expertise para a gestão de processos e negócios, aptos a auxiliar o mapeamento dos fluxos e das soluções para cada necessidade.

Diante do exposto, o Finch Flow é um produto que fará com que os processos sejam mapeados e expressos, com os dados seguros e adequados ao que realmente importa, e os fluxos de trabalho refletindo o que a empresa realmente precisa.

 

Sobre o autor

 

Raphael Grundmann Della Iglezia, Product Owner na Finch.