Contratar tecnologia para o seu jurídico: um guia para começar


O assunto mais comentado do LinkedIn no primeiro trimestre de 2024 foi a aplicação da Inteligência Artificial no mercado de trabalho, inclusive no cenário jurídico. É curioso pensar que há menos de dois anos, a tecnologia não aparecia na lista de assuntos mais relevantes da mencionada rede social, mas agora atrai a atenção de todos os setores.

Sem dúvida, a realização de atividades repetitivas ou intelectuais por máquinas afeta o imaginário coletivo, mas esse interesse tem origem na busca por sobrevivência. Em um mundo altamente competitivo, as empresas precisam rever sua estrutura orgânica e seus centros de custos, para melhorar preços e entregas e não sucumbir à concorrência. Naturalmente, a tecnologia torna-se uma forte aliada. 

Uma pesquisa realizada pela Gartner em 2020 aponta que até 2025 os departamentos jurídicos vão triplicar os gastos com tecnologia, mas que ainda estarão aproveitando apenas 30% dos potenciais benefícios decorrentes desses investimentos.

Essa pesquisa foi conduzida há quatro anos e atualmente é muito fácil observar na prática essa constatação: os departamentos jurídicos e escritórios de advocacia estão gastando mais com tecnologia, mas direcionando muitos recursos para soluções ineficientes e pouco aderentes à realidade de cada organização.

Se investir em tecnologia não resolve o problema, qual a solução para agregar eficiência e competitividade às operações jurídicas? A resposta não é tão simples e não aponta para um único caminho, mas qualquer solução passa pela constatação de que não basta investir em tecnologia: é fundamental que as empresas entendam onde devem alocar seus recursos.

 

Por onde começar?

 

O primeiro ponto é identificar o que se quer resolver ou aprimorar com o input tecnológico. Essa etapa pode parecer trivial, mas grande parte das empresas não mapeiam suas operações antes de decidir qual o caminho de investimento que efetivamente agregará valor.

Saber o que se pretende melhorar é fundamental para definir qual a solução mais aderente ao negócio. E para isso, é necessário que a organização inicie seu processo de inovação realizando o mapeamento dos seus fluxos e processos, para identificar pontos de riscos, atividades repetitivas, atos que agridam a margem do negócio e quais áreas ou atividades podem ser impactadas positivamente por rotinas automatizadas ou sistemas funcionais.

Feito esse mapeamento, é possível extrair insumos importantes  que vão elucidar os seguintes pontos:

  • O fluxo operacional do meu departamento jurídico está bem orquestrado?
  • As minhas operações têm processos claros e estruturados, com baixa burocracia e com uma estrutura de tomada de decisão bem definida?
  • Quais são as atividades repetitivas do meu negócio e qual a repercussão financeira delas?
  • Quanto posso investir em tecnologia e qual o impacto que essa solução trará para o meu negócio?

 

Essas perguntas, quando respondidas de forma assertiva, podem realmente apoiar na construção do roadmap de investimentos, de modo que as entregas comecem a gerar valor no menor tempo possível e a economia gerada passe a ser a força motriz dos investimentos seguintes. 

 

 

Blindagem e Inovação

 

Superado esse primeiro desafio e tendo um retrato fidedigno da operação, a análise pode ser aprofundada e segregada em duas linhas de decisão: blindagem e inovação. 

A blindagem tem como objetivo principal bloquear fontes de risco operacional e/ou financeiro. Identificando quais são os pontos de risco, é possível traçar estratégias operacionais e tecnológicas que impeçam ou reduzam as ameaças, amarradas a um plano de contingência bem fundamentado e que proteja a saúde financeira do departamento jurídico ou escritório. Em outras palavras, essa vertical pretende evitar as tão temidas falhas operacionais.

Por outro lado, a linha de inovação tem foco principal no aprimoramento das rotinas, reduzindo custos, gerando maior eficiência e agregando valor ao negócio. Para isso, é importante entender o que se busca melhorar com as possíveis tecnologias e por que efetivamente essas melhorias são relevantes. 

Pensando em um cenário realmente assertivo de investimentos, seja na linha da blindagem, seja seguindo o foco em inovação, antes de escolher qual a tecnologia a ser investida, é importante projetar os possíveis retornos financeiros aos investimentos feitos. Esse ponto é crucial na construção de um cronograma de aporte de capital, para que os valores alocados em inovação tragam retornos financeiros e não descapitalizem a empresa.

Pode parecer complexo para um departamento jurídico ou escritório acessar essa natureza de informações e análises, mas desacreditar na importância desse processo é assumir grandes e desnecessários riscos, que podem acarretar o comprometimento definitivo da saúde financeira da empresa.

 

Conhecimento de negócio para evitar falhas

 

Existem dezenas de exemplos de empresas que fizeram grandes aportes em tecnologia e o resultado não foi o esperado. Um exemplo significativo é o case da legaltech Atrium: a empresa desenvolveu um software para conectar clientes e advogados, mas a pouca percepção do mercado jurídico e a aplicação de altos investimentos sem entregas de valor a curto prazo foram fatores fundamentais para a startup fechar as portas em 36 meses e após mais de 75 milhões de dólares investidos.

Esse exemplo elucida a real importância do conhecimento do mercado e do mapeamento preciso de fluxos e processos da própria empresa, antes de definir qual a rota a ser adotada. Mas como conseguir essas informações, levando em consideração a realidade de times jurídicos essencialmente conservadores e pouco disponíveis para a inovação?

Para que as empresas e os escritórios tenham uma vertical bem consolidada de Operações Legais, a obtenção e estruturação desses dados é facilitada pelos métodos e ferramentas que os operadores utilizam. 

No entanto, manter uma vertical de Legal Ops na organização equivale a ter uma nova torre de custos fixos e que, se mal gerida, não trará os resultados desejados. Pensando nessa problemática, existem empresas comprometidas com essa rotina de entendimento prévio do negócio, que detém alto conhecimento jurídico e em inovação, e que são altamente capazes de apoiar na estruturação de um departamento jurídico ou escritório de advocacia.

O mercado jurídico tem evoluído muito nos últimos anos e algumas empresas estão apoiando seus clientes no mapeamento interno de suas áreas e na elaboração de planejamentos estratégicos, que passam por melhorias de fluxo, fornecedores e times, mas também enfrentam decisões relacionadas a quais tecnologias aplicar e como melhor investir, tudo isso em formato de uma consultoria desenhada para as necessidades de cada cliente.

 

Investimento estratégico em tecnologia com a Finch

 

Atuando em consultorias de Operações Legais, a Finch, empresa líder no Brasil em soluções de apoio ao jurídico, já presenciou diversas situações em que escritórios e departamentos jurídicos fizeram investimentos em tecnologia de forma prematura e, consequentemente, precisaram administrar os prejuízos gerados. 

Um exemplo é o de uma grande banca brasileira, que sem entender das suas dores ou necessidades, investiu em um sistema de gestão antes de mapear sua realidade operacional. Como consequência, poucos meses após a implantação, constatou-se que a escolha foi equivocada, pois o software escolhido não continha funcionalidades básicas e imprescindíveis para a rotina daquele escritório. Diante da situação, a  Finch foi acionada para o mapeamento operacional e identificou quais os riscos existentes e quais as melhorias que se pretendiam alcançar com o investimento, facilitando na escolha do sistema mais aderente àquela realidade.

O mercado de legaltechs está realmente aquecido e são diversas as soluções disponíveis, que passam por ferramentas de captura de ações, leitura de citações eletrônicas e softwares de gestão de processos, mas também por utilização de IA Generativa na leitura interpretativa de decisões judiciais e elaboração de documentos. 

Imaginar todas essas ferramentas na realidade de cada departamento jurídico ou escritório é fascinante. Antes de dar esse passo, é fundamental que cada gestor conheça a sua operação. O estudo prévio vai fazer a diferença entre gastar com tecnologia e realmente investir em soluções inteligentes que impulsionam e agregam valor ao negócio.

Quer dar um passo para impulsionar o seu negócio jurídico através de tecnologia de ponta e conhecimento de mercado? Entre em contato com nossos especialistas.

 

Sobre o autor

 

Thaisa Nogueira, Gerente e Consultora de Legal Operations da Finch, é advogada especialista em Direito Constitucional e Direito Tributário, com prática na gestão de grandes times atuantes na área jurídica ou em áreas administrativas de apoio ao jurídico, além de experiência na implantação de projetos e na identificação de melhorias operacionais e tecnológicas nos mais diversos segmentos do mercado jurídico.