Qualidade e segurança jurídica no encerramento de processos

Em linhas gerais, o encerramento é a última fase do processo. É o ato final proferido pelo Poder Judiciário certificando a solução do conflito de interesses, seja por acordo, improcedência, extinção com ou sem julgamento do mérito ou até mesmo condenação. Em um contexto macro, o encerramento reflete diretamente na redução de base ativa de processos, principalmente daqueles demandantes/demandados que possuem alto volume de demanda judicial.

Sabemos que a base ativa de processos é acompanhada e controlada tanto pelo poder judiciário quanto pela iniciativa privada, havendo necessidade de gestão e metas para sua diminuição, vez que uma base ativa desatualizada e sem acompanhamento em tempo real alinhada com o andamento no judiciário ocasiona uma operação ineficiente impactando na provisão e aumento de custos.

A solução de encerramento realiza a análise jurídica e aptidão de baixa do processo nos sites dos tribunais e órgãos administrativos e somente depois operacionaliza o encerramento da pasta dentro do sistema do cliente, com toda segurança jurídica necessária, no sistema interno da empresa.

Solução de encerramento da Finch

A Finch garante a segurança e celeridade na identificação dos processos nesta fase em tempo real com o judiciário. De acordo com as regras de baixa de processos estabelecidas pelos clientes, nossa equipe trabalha com ferramentas tecnológicas na busca dos indícios de aptidão de encerramento nos sites dos tribunais capturando e interpretando os últimos andamentos de forma rápida e eficaz.

Pois bem, nosso fluxo de trabalho compreende primeiramente a pesquisa da base ativa nos sites dos Tribunais com o uso de robôs identificando os casos com indícios de encerramento, após esse trabalho os processos serão analisados individualmente por nosso time de especialistas, com know how jurídico que conferirá os seguintes requisitos;

a) processo encerrado no judiciário com trânsito em julgado, com validação do encerramento no processo principal e de todos os cadastros incidentais vinculados;

b) cumprimento de todas as obrigações (decisões administrativas ou judiciais) sob responsabilidade do cliente;

c) inexistência de depósitos judiciais a serem levantados ou garantias vinculadas ao sistema do cliente, valores a serem pagos ou recebidos em caso de acordo realizado; d) baixa de gravames, penhoras ou hipotecas que tenham perdido o objeto em razão da extinção da ação;

e) inexistência de pendências ou travas no sistema do cliente;

Logo, a solução de encerramento realiza um duplo check de todo o processo, confirmando se inexistem cumprimento ou trânsito pendente, garantindo a segurança jurídica de finalização do processo de forma administrativa no sistema interno do cliente.

Aptidão confirmada, o próximo passo é registrar sua baixa no sistema, vinculando as principais peças e decisões judiciais, bem como da tela de arquivamento do tribunal, evitando reativação e prejuízo jurídico.

Esse fluxo garante a qualidade de nossa solução e consequentemente do encerramento com segurança jurídica, vez que uma pasta encerrada de forma equivocada ou sem todas as conferências necessárias podem ocasionar falhas e prejuízos jurídicos e financeiros.

Assim, os diferenciais de nossa solução são rapidez na identificação dos requisitos necessários para o encerramento da pasta (análise dos comprovantes de pagamento das condenações e obrigações de fazer, trânsito em julgado); simultaneidade no encerramento da pasta com o encerramento do poder judiciário, conseguindo, assim, uma base ativa e provisionamento real dos processos; correspondência dos motivos para o encerramento da pasta no sistema da empresa idêntico aos motivos do judiciário; atingimento de metas, de acordo com a necessidade dos tipos de decisões, idade do processo e matéria, por exemplo colacionamos nosso painel de acompanhamento da idade do processo encerrado:

Nossa solução realiza acompanhamento esporádico da base ativa, através de buscas de indícios de processos aptos para encerramento através de certificação de base automatizada, além de controle mensal da meta de cada cliente através de painéis e BI.

Além do monitoramento de base ativas de clientes, temos outras formas de atuação que podemos auxiliar nossos clientes, como projetos one shot, nos quais atuamos exclusivamente em bases pré-selecionadas visando a localização de processos com indícios de encerramento.

Sabemos que o trabalho a solução de encerramento está no final da cadeia da tutela de um processo, e é necessária estar atenta e em sintonia com a condução e estratégia utilizada no processo para que a baixa seja realizada na mesma agilidade da homologação de um acordo ou levantamento de alvarás, por exemplo.

Nossa solução atua em sintonia e foco na estratégia de negócio de nossos clientes, e com esse propósito, temos índices de encerramento no tempo médio de 10 meses, que representa, no Tribunal de Justiça de São Paulo, por exemplo, 1/3 do tempo médio de duração de um processo.

Outro número importante é a quantidade de encerramentos realizados da base de nossos clientes no ano de 2022, se considerarmos o período de janeiro a outubro de 2022, reduzimos em média 100% das ações recebidas no mês por nossos clientes:

O sucesso desse resultado está relacionado ao serviço de alta performance, totalmente customizado à necessidade do cliente, que facilita a gestão e encerramento de processos de forma mais rápida, segura, eficiente e padronizada.

Contate a Finch e veja o aumento de seu percentual de encerramento!

Sobre o autor

Thyago Nathan Fonseca dos Santos, advogado especialista em Direito Civil e Processual Civil pelas Faculdades Integradas de Bauru (FIB), atuando atualmente como Advogado na Solução de Encerramentos.