Compliance jurídico: o que é e como aplicar na sua empresa
O termo “compliance” significa conformidade. Ele se refere à atuação responsável das empresas em relação a leis, administração, colaboradores e consumidores. E dentro deste universo gigante, temos o compliance jurídico.
O compliance jurídico é fundamental para evitar que sua empresa sofra processos judiciais, aumentar sua produtividade e assim construir uma reputação respeitável no mercado.
Ele é responsável pelo estabelecimento de procedimentos e verificação de seu cumprimento, assegurando que a empresa atue em conformidade com as políticas internas e a legislação incidente, incluindo eventuais novas leis. Também é muito importante para garantir a segurança preventiva da empresa, pois consegue identificar más práticas ou até mesmo corrupção.
Depois de toda essa explicação, não fica difícil entender como o compliance jurídico é essencial atualmente para as empresas. Falaremos um pouco mais sobre o tema por meio dos seguintes tópicos:
- O que é compliance jurídico?;
- Qual a importância e vantagens do compliance jurídico?;
- Quais erros não cometer com compliance jurídico?;
- Como instaurar um compliance jurídico em minha empresa?
Então, se você quer que seu sistema de operação continue atualizado, continue a leitura!
O que é compliance jurídico?
Se iremos debater um conceito e sua importância, é bom checarmos sua definição desde o início. Portanto, compliance jurídico é a implementação de um modus operandi que assegura que a empresa opere dentro da legalidade e em observância das próprias políticas internas, sempre em conformidade com a lei.
Para assimilarmos melhor esse conceito, vamos pensar na palavra em si. “Compliance” provém do inglês “to comply”. Traduzindo, significa estar em conformidade, cumprir.
Este modelo jurídico tem como premissa estar em conformidade com a lei nos mais diversos aspectos: trabalhistas, ambientais, sanitários, etc.
O compliance permite diversos benefícios diretos e indiretos. Um deles é a melhora do ambiente de trabalho para seus colaboradores. Mas, por mais ideal que seja, esta não é a maior vantagem. Vem com a gente para entender melhor!
Qual a importância e as vantagens do compliance jurídico?
O compliance jurídico pode ajudar a evitar a perda de capital em algumas esferas, pois atua em áreas como:
- Redução da incidência de fraudes;
- Diminuição do risco de sanções legais;
- Aumento da qualidade das decisões organizacionais.
Mas não é só na redução de riscos que o compliance jurídico ajuda. A sua aplicação também pode ajudar na otimização de seus processos internos por meio de alguns detalhes, como:
- Melhora no fluxo de trabalho;
- Maior produtividade;
- Operações transparentes, éticas e dentro da lei.
E está tudo interligado, não é mesmo? Afinal, a automação de atividades permite diminuir a ocorrência de erros humanos e fraudes, resultando em uma operação transparente e muito mais segura. Consequentemente, teremos uma melhora no fluxo de trabalho, o que gera maior produtividade e melhor tomada de decisão!
Mas isso não ocorre do dia para a noite. Para entender como de fato isso ocorre, é necessário compreender as etapas de implementação do compliance jurídico em uma empresa. Fica de olho que vamos falar sobre isso daqui a pouquinho!
Quais erros não cometer com compliance jurídico?
A competitividade deste mercado exige decisões rápidas dos profissionais jurídicos. Entretanto, o ritmo acelerado permite mais chances de erros no compliance jurídico.
A função do profissional especializado é evitar situações como:
- Não acompanhar a legislação em vigor;
- Manchar a imagem, valores e os objetivos da empresa;
- Não atualizar os colaboradores sobre a importância da conformidade.
Como instaurar um compliance jurídico em minha empresa?
Para se obter os resultados desejados, é necessário que um conjunto de práticas seja aplicado. E, para garantir que as práticas sejam aplicadas, é essencial ter apoio dos líderes.
Porém, este é somente o pré-requisito básico. Iremos trazer agora quais são as demais ações que você deve tomar para que sua empresa potencialize o compliance jurídico e alcance ainda mais vantagens financeiras!
Matriz de riscos
É preciso entender como a empresa atua e quais riscos são inerentes à sua existência e ao exercício de suas atividades. Deste modo será possível desenvolver políticas institucionais realistas.
Com esta ação, você terá uma estimativa precisa sobre qual a probabilidade de uma infração acontecer e qual impacto financeiro ela terá.
Criação de um regimento interno
Munidos de seu conhecimento sobre as leis e considerando a matriz de riscos, um código de conduta deve ser criado. Este deve abranger todo processo interno da empresa para reduzir riscos e danos.
Entretanto, de nada adianta a criação desta norma se poucos souberem da existência dela, não? Portanto, garanta que o código seja divulgado amplamente entre todos os setores da empresa. Não se esqueça dos colaboradores terceirizados.
Para que este regimento seja cumprido, será fundamental a colaboração dos colaboradores através de denúncias e queixas. Portanto, ofereça o suporte necessário: proteção e/ou anonimato ao denunciante e apuração das acusações prestadas.
Realizar auditorias periódicas
Essencial para a devida execução do compliance jurídico. Ela possibilita uma verificação contínua das normas e será responsável por investigar denúncias.
Quando identificadas, as condutas não condizentes com o compliance jurídico devem ser informadas aos gestores. Posteriormente, será necessário criar um plano de ação para reparar tais infrações.
Utilize esse plano de ação como uma oportunidade para instruir seus demais colaboradores. A orientação deles será seu maior trunfo para a prevenção de futuros problemas.
Esta auditoria serve para se resguardar, dentre outras, da Lei n.º 12.846/13 (Lei Anticorrupção). Por definição, ela “dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública em âmbito nacional ou estrangeiro”.
Ao realizar auditorias periodicamente com este enfoque, você evitará sanções da Receita Federal, problemas judiciais e fraudes internas.
Gestão de riscos
Fundamental para o sucesso do compliance jurídico. É o detalhe que fará com que você identifique quais são as prováveis ameaças (internas e/ou externas) à sua empresa e assim capacitar todos os setores para minimizar ou evitar completamente qualquer prejuízo.
Aqui você estará investindo em uma estratégia de segurança preventiva. Mapeando seus processos, você saberá quais estão mais suscetíveis à desconformidade, e assim realizar melhorias.
É imprescindível que essa gestão seja feita com seriedade e documentada para tornar possível acompanhar o desenvolvimento da estratégia, assim como fortalecer uma cultura de transparência, ética e responsabilidade dentro da empresa.
Abertura de canais de comunicação
Para fortalecer a cultura organizacional a qual acabamos de nos referir, é essencial estar atento à comunicação. Só dessa forma será possível garantir o estabelecimento de um código de conduta.
Para isso, uma empresa deve abrir canais de comunicação e denúncias sempre. Porém, não pode parar por aí. É dever da empresa proteger o denunciante e verificar todas as queixas registradas. Com esse tipo de suporte e atitude, a vigilância interna será ativa.
Investir em automação de processos
A automação de processos apresenta muitos benefícios, como a redução de erros, fraudes e uma melhor visão e controle do negócio. Porém, para isso, é necessário passar por uma transformação digital.
Atualmente já é possível contratar softwares de gestão jurídica que monitoram todas as etapas do trabalho e realizam tarefas burocráticas e repetitivas. Também é possível hierarquizar o acesso a dados e informações estratégicas e emitir relatórios de forma simplificada e rápida.
Atualizações através da Finch
Como você pode ver, é desafiador manter um desempenho de alto padrão em sua empresa. É necessário sempre estar atento a todos os detalhes, e por dentro de todos os tipos de atualizações no mundo jurídico, legislativo, e até tecnológico.
A Finch nasceu em 2013 e, ao longo de nossa história, sempre investimos na construção de uma tecnologia inovadora e orientada a resultados. Começamos com robôs de captura de informação, automação e gestão de processos para negócios no ambiente jurídico.
Atualmente utilizamos uma plataforma de soluções automatizadas para a otimização de grandes volumes de fluxos recorrentes, manuais e de baixo valor agregado.
E quando falamos sobre compliance jurídico na Finch, falamos de X-Gracco. Se você quer saber um pouco mais da solução que promete revolucionar seu departamento jurídico, visite nosso site e saiba mais sobre nós e nossos serviços!