Gestão de ofícios: benefícios dos controles e ferramentas tecnológicas

Ofício é um documento de cunho judicial ou extrajudicial, que pode produzir efeitos jurídicos. Sendo que, neste documento poderão estar presentes solicitações, ordens e notificações sobre determinado tema, com o proposito de atender/solucionar um questionamento de determinado órgão público, judicial ou entre organizações particulares.

É importante destacar que ofícios de diferentes lugares tem diferentes particularidades, visto que, em casos de ofícios advindos de órgãos publicos e judiciais, podem acarretar medidas coercitivas, como multas administrativas (incomuns), multas diárias, crime de desobediência, ato atentatório a dignidade da justiça.

Um ofício pode possuir inúmeras intenções/comandos. Eles podem ser:

• Informativos: contém uma informação, qual deve ser encaminhada para ciência do responsável interno. Possui a atribuição de pura e simplesmente informar algo;
• Solicitação: possui a característica de solicitar bons préstimos para determinada providência; onde será analisada se será elaborada uma resposta positiva ou negativa quanto as informações solicitadas.
• Ordem: é a intenção mandamental. Possui uma determinação que será avaliada conforme a legislação vigente para que seja possível tomar providências no menor tempo possível e com a maior qualidade intrínseca no produto.

Em que consiste um serviço especializado em gestão de ofícios?

O serviço prestado pela Finch baseia-se na organização do fluxo de ofícios, desenvolvimento e aplicações de práticas na gestão deste tratamento para se adequar melhor à realidade do cliente, bem como irá analisar e mapear os ofícios existentes para que seja possível integrá-los em um sistema que permitirá sistematizar este tratamento para maximizar o processo de trabalho de maneira totalmente particular e individualizada aos interesses do cliente.

Com a devida sistematização dos ofícios, é possível fazer o acompanhamento de:

• Prazos;
• Identificar qual é o tipo do ofício (Judicial, Administrativo, Particular);
• Verificar casos com possibilidade de medidas coercitivas (multas, crimes de desobediência, ato atentatório à dignidade da justiça);
• Controle sobre a solicitação e retorno de subsídios;
• Elaboração de resposta ao ofício;

Em virtude de nossa expertise nesse processo de atendimento, é importante destacar que as mais modernas e sofisticadas ferramentas para identificar e tratar com prioridade os ofícios oriundos de órgãos públicos e judiciais, que possuem ou não medidas coercitivas, tendo como objetivo o atendimento integral da solicitação de forma tempestiva para evitar futuros problemas que poderiam surgir sem o devido atendimento.

Você sabe quais são as formas de atuação da Finch na gestão de ofícios?

Dentro do sistema ao qual os ofícios serão incorporados e organização definida, o fluxo de tratamento passará por certas etapas, estas seriam:

• Fluxo de tratamento:

• Mapeamento de informações:

No fluxo de tratamento de ofícios, em virtude de não haver uma uniformização de pedidos, ou seja, cada ofício pode solicitar informações de diversas formas, é necessário uma visão e interpretação dos pedidos ali contidos. A identificação dos pedidos de forma assertiva é responsável por toda a cadeia de fluxos seguintes, portanto, também é imprescindível que seja identificado se estes pedidos não irão esbarrar em informações protegidas por sigilo bancário ou sobre informações sob proteção da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Sendo que, nessa última esfera, caso não possua a devida autorização judicial para a quebra de sigilo, estas não serão prestadas.

• Sistema de gestão

A sistematização dos processos permite uma melhor gestão dos casos, sendo possível acompanhar o vencimento de prazos próximos, a identificação de áreas e documentos que faltam para a elaboração da resposta.

Ademais, a sistematização também permite a geração de relatórios, que podem ser levados aos clientes para demonstrar quais áreas tem maior tempo para identificação e prestação de documentação necessária. Portanto, traz inteligência e gestão de feedback também para o negócio do cliente.

Muito legal, não é mesmo? A partir de tal leitura fica mais do que evidente que contratar a Finch para gestão de ofícios viabiliza:

• Redução de custos,
• Velocidade de atendimento com maestria em qualidade,
• Aumento na produtividade das respostas,
• Indicadores que irão gerar inteligência interna para o cliente,
• Mitigação de riscos financeiros.

Uma vez que a sistematização de processos de forma mais padronizada e qualitativa, ajuda a eliminar falhas que podem gerar prejuízos financeiros ou institucionais.

Quer saber mais sobre como melhorar o direcionamento do seu escritório ou departamento jurídico com a Controladoria Jurídica? Entre em contato com a Finch!

Sobre o autor

Ivan Moraes Lopes, Coordenador Jurídico da Finch, advogado especialista em Direito Processual Civil e Trabalhista, atuando com gestão de times de ofícios.