KPIs para a maximização da Eficiência Jurídica: estratégias para o sucesso

A busca pela eficiência é um fator obrigatório para alcançar resultados extraordinários nas novas operações jurídicas. A rotina de medição e o monitoramento meticuloso dos Indicadores-Chave de Desempenho, conhecidos como KPIs, desempenha um papel crucial na otimização do funcionamento de um escritório de advocacia. Neste artigo, exploraremos brevemente a relevância dos KPIs e quais estratégias concretas podem elevar a eficiência jurídica.

Decifrando os KPIs

KPIs direcionam a atenção dos gestores para os indicadores mais importantes. Eles são o alicerce da melhoria dos processos, do estabelecimento de metas e da identificação das raízes de problemas. Em essência, eliminam conjecturas e respaldam a tomada de decisões embasadas em dados concretos.

Por que os KPIs são indispensáveis?

Os KPIs fornecem informações objetivas para avaliar o desempenho de um escritório de advocacia ou departamento jurídico, permitindo a identificação de pontos fortes e fracos e embasando decisões para a gestão do negócio, criação de um business plan, aplicação de metodologias ou frameworks para criar visão, direção e aceleração para tomada de decisão de crescer, adaptar ou inovar.

Ao estabelecer metas mensuráveis, os KPIs também servem de estímulo para que as equipes alcancem objetivos específicos, trabalhando com o mesmo propósito.

O ponto de partida é a identificação dos objetivos específicos do escritório de advocacia ou departamento jurídico, que podem englobar a redução do tempo de resposta aos clientes, o aumento na taxa de resolução de casos, a otimização da gestão documental, entre outros inúmeros alvos. Uma vez definidos os objetivos, a seleção de KPIs para medir o progresso em direção a essas metas torna-se imperativa.

Há alguns indicadores básicos fundamentais a título de exemplo, pois cada negócio possui demanda e dores específicas para resolver, sendo necessário analisar com lupa caso a caso para chegarmos aos indicadores específicos:

• Tempo Médio de Resposta (SLA): mensurar o tempo necessário para responder às consultas dos clientes, o que pode elevar a satisfação.

• Taxa de Resolução de Casos (vitórias): acompanhar quantos casos foram concluídos com sucesso em relação ao total, auxiliando na avaliação da eficácia da equipe jurídica.

• Gestão de Subsídios (documentos): avaliar a eficácia dos documentos utilizados para a obtenção de êxito nos casos, identificando oportunidades de melhoria, no foco da produção documental ou retificação de rotinas operacionais do cliente para sanar a dor da perda.

• Custos Operacionais e Fornecedores: manter controle rigoroso sobre os custos operacionais, incluindo alugueis e pessoas, reduzindo gastos desnecessários inclusive com fornecedores. Necessário sempre revisar todos os contratos e pesquisar o mercado.

• Despesas com o Processo Judicial (recursos e despesas/garantias): monitorar o valor médio gasto por processo, considerando recursos e custos adicionais, orientado para políticas de acordos eficazes.

• Satisfação do Cliente (NPS): coletar feedbacks regulares dos clientes para avaliar o nível de satisfação, influenciando positivamente na recomendação dos serviços.

• Eficiência da Equipe (Operações Jurídicas/Pessoas/Tecnologia): acompanhe a carga de trabalho de cada membro da equipe, distribuindo-a equitativamente para maximizar a produtividade. Saber o TMO (tempo médio operacional) de cada atividade, ter os fluxos em mãos e possuir a real ciência de que cada pessoa está devidamente no lugar e realizando a atividade correta para o seu perfil dentro do fluxo.

Sem dados, decisões embasadas tornam-se impossíveis. A jurimetria e as Operações Jurídicas podem ser seus melhores aliados nessa jornada de tomada de decisões fundamentadas. 

Com sua aplicação de métodos quantitativos e estatísticos no campo do direito, a jurimetria analisa tendências, padrões e dados, fornecendo a base essencial para a construção de KPIs no contexto jurídico.

É possível coletar dados relativos a processos judiciais, decisões judiciais, taxas de resolução, entre outros, e aplicar análises estatísticas para identificar tendências. Essas informações podem ser empregadas na criação de KPIs que avaliam o desempenho do sistema jurídico ou de departamentos jurídicos corporativos. Alguns exemplos de KPIs incluem a taxa de êxito em processos judiciais, o tempo médio de resolução de casos e a eficácia das estratégias jurídicas.

A seleção cuidadosa e o monitoramento constante de KPIs apropriados são a chave para elevar o desempenho do seu escritório de advocacia e departamento jurídico a patamares superiores.

A análise de dados e a adaptação contínua são essenciais nessa jornada. Com a implementação adequada, os KPIs não apenas são instrumentos valiosos, mas também se transformam na chave-mestra para o sucesso em um setor jurídico cada vez mais competitivo e transformador.

Na Finch, possuímos squads especializadas em construção de KPIs jurídicos. Conheça as nossas consultorias.

Venha nos conhecer!

Marina de C. Carvalho Cury, Gerente de Eficiência Jurídica e Jurimetria na Finch e André Alves de Lima Bueno, Gerente de Eficiência Jurídica e Cartório Digital na Finch.

Ambos fazem parte da squad de Eficiência Jurídica e Legal Ops da Finch.