O que é GED e como pode ajudar o setor jurídico?

Um dos maiores desafios do mundo jurídico é saber lidar com a imensa quantidade de arquivos. Afinal, eles são produzidos aos montes e neles estão todas as informações necessárias para o acompanhamento de um processo. O GED consegue resolver praticamente todos os problemas relacionados a essa área: armazenamento, organização e categorização desses materiais.

Este é um recurso tecnológico atual muito eficiente, e que garante uma maior competitividade ao seu departamento, já que consegue otimizar diversas atividades e processos internos. Se você ainda não sabe muito sobre o tema, fique calmo. Iremos explicar tudo o que você precisa saber por meio dos seguintes tópicos:

• O que é e como funciona o GED?;
• Quais são os principais benefícios do GED?

Leia esse texto sobre GED se você quer aprender a gerenciar grandes quantidades de processos e aumentar a produtividade de sua operação automatizando atividades e processos.

Com esse aparato, você conseguirá prover uma infraestrutura atualizada e competitiva para que seus colaboradores consigam desempenhar processos com máxima eficiência!

O que é GED?

GED é a sigla que abrevia o termo Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Agora que explicamos o que significa GED, temos que explicar o que é o conceito, não é mesmo?

GED nada mais é do que uma prática tecnológica que automatiza a gestão de documentos em um ambiente virtual. Dessa maneira, você conseguirá automatizar tarefas relacionadas ao ciclo de vida, armazenamento e informação de todos os arquivos de sua empresa. Tudo isso com muita eficiência e segurança.

A primeira vista já pareceu um recurso bem interessante, não é mesmo? Mas fica ainda melhor. Em um contexto de transformação digital e uma cultura empresarial que visa reduzir a utilização de papel, a produção de documentos eletrônicos é constante e, até certo ponto, exponencial.

Imagine a dificuldade para lidar com todos esses arquivos de forma manual. É praticamente impossível conseguir organizá-los de maneira eficiente e garantir a segurança de todos eles.

Logo, podemos ver que a adoção do GED traz inúmeros benefícios à empresa que resolve apostar nesse tipo de tecnologia. E é sobre isso que falaremos no tópico a seguir.

Quais são os principais benefícios do GED?

Vamos citar e explicar todos os principais benefícios do GED neste tópico. Mas antes, traremos um panorama geral. O GED possibilita o controle das principais informações e documentos do seu negócio. Você conseguirá gerir processos e acessos de forma automatizada, garantindo agilidade, segurança e transparência a sua empresa.

Agora que já falamos sobre a vantagem final, vamos abordar cada um desses detalhes de forma mais aprofundada. Confira!

Mais produtividade

A burocracia é um dos grandes entraves na gestão de documentos. O processo é conhecido: lentidão, confusão de informações e muitas vezes até problemas logísticos.

O GED acaba com todos esses problemas, pois promove um fluxo otimizado para a integração de diversos departamentos. Tudo isso garantindo agilidade e segurança.

Consulta ágil de documentos

Um dos motivos de estresse mais comum em ambientes de trabalho é a demora para achar documentos e/ou informações necessários para dar prosseguimento a determinada tarefa. Esse é um dos grandes gargalos em processos internos e costuma onerar muito tempo dos colaboradores.

O GED consegue organizar e otimizar a rotina de sua equipe porque armazena e categoriza os documentos de forma que não seja necessário gastar tempo para encontrá-los depois.

Base Centralizada

O GED possibilita a padronização e centralização do armazenamento dos documentos, evitando assim, a perda de informações. Este é um critério cada vez mais importante, pois facilita a recuperação rápida e completa de todos os documentos relevantes, já que todos os documentos são organizados usando o mesmo sistema, gerando uma trilha de auditoria completa das atividades em torno de um documento.

Redução de erros

O tempo perdido em um sistema manual, devido a erro humano é substancial. O Gerenciador eletrônico de documentos utiliza recursos avançados para busca e compartilhamento de arquivos, colaboração entre equipes internas, clientes e correspondentes em um ambiente altamente seguro, de forma precisa e controle automático.

Redução de custos com impressões

Além de problemas relacionados à produtividade dos colaboradores, documentos físicos também dão dor de cabeça quando paramos para fazer contas. Afinal, você precisa gastar com papel, tinta, impressora e até mesmo despacho. Isso não é nada vantajoso para as finanças da sua empresa.

Mais segurança ao conteúdo

O armazenamento em nuvem do GED possibilita que os documentos fiquem intactos aos efeitos do tempo ou danos causados por acidentes,como incêndios e chuvas. Mas a segurança não está relacionada somente ao estado físico do documento em si.

Fornece à empresa um controle muito maior sobre a segurança dos documentos e o acesso. Os documentos confidenciais podem ser disponibilizados apenas para as pessoas que precisam vê-los, evitando os problemas inerentes à proteção de documentos. 

Isso porque ao criptografar os documentos, o GED garante a segurança do sistema e o sigilo dos documentos.Deu para ver que o GED é um diferencial e tanto para seu escritório, não é mesmo? E além de explicar o conceito para você, iremos oferecer uma solução que te ajude com esse tipo de problema.

A nossa solução X-Gracco é uma ferramenta completa, e tem como uma de suas várias funcionalidades o GED. Se você quer conhecer  mais sobre a Finch e nossas soluções, que tal visitar nosso site? 

Nele, você conseguirá encontrar informações para se manter atualizado com algumas das melhores soluções e manter seu escritório jurídico sempre competitivo!