Três etapas para você iniciar a transformação do seu jurídico com Operações Legais
Nos últimos anos, entre os assuntos mais comentados do mundo jurídico estão jurimetria, métodos ágeis de gestão e, agora, Operações Legais ou Legal Operations. É certo que os dois primeiros ainda seguem em pauta, mas não se comparam à febre “Legal Ops”.
Muitas empresas utilizam a expressão para formatar consultorias ou produtos que, muitas vezes, não trarão mudanças efetivas na organização do mercado jurídico. Por isso, é importante ter muita cautela na escolha de serviços, produtos e parceiros
Mas o que é efetivamente Operações Legais?
Na Finch, entendemos como um conceito em expansão, isto é, para além do backoffice ou das atividades de controladoria. Trata-se de uma área de atuação própria, reunindo equipes multidisciplinares, com diferentes níveis de conhecimento, para transformar o jurídico em uma oportunidade de negócio.
Ou seja, automatizar rotinas, centralizar a gestão, estabelecer processos e habilitar pessoas capacitadas são algumas das ações para a transformação de Legal Ops, com objetivo de ampliar os resultados financeiros.
Há mais de 10 anos no mercado, a Finch opera transformações em diversos setores, como bancos, energia e saúde, reestruturando departamentos jurídicos e escritórios de advocacia com as nossas Operações Legais. Estratégias e processos são pontos norteadores na Finch, para que pessoas eficientes conduzam processos inteligentes com o apoio das tecnologias.
1. Terceirize as suas atividades de apoio
O primeiro passo é segregar as atividades estritamente jurídicas do seu escritório ou departamento das demais. Para as atividades de tutela, os advogados são os melhores indicados efetivamente para a atuação. No entanto, para as demais atividades, aquelas de apoio, muitas alternativas mais eficientes e baratas existem no mercado. O ideal é encontrar um parceiro que consiga tratar essas demandas com times multidisciplinares, e em atuação “casada” entre equipes bem treinadas e ferramentas tecnológicas.
Atividades de apoio, quando tratadas internamente pelos escritórios e departamentos jurídicos, acabam por consumir energia e recursos de advogados na execução de fases da condução processual que, muitas vezes, são melhor executadas por profissionais de outras áreas, especialmente com incremento tecnológico.
Desde a captura de ações e monitoramento dos painéis de citação eletrônica até o encerramento dos processos, várias são as atividades que podem ser terceirizadas, gerando mais eficiência na condução das demandas. Algumas dessas rotinas, além das mencionadas acima, são:
- o cadastro das ações em sistemas;
- o agendamento das atividades;
- a elaboração de kits de subsídios;
- o tratamento das obrigações de fazer e pagar;
- as tratativas de acordo.
Essas atividades, quando executadas por fornecedores especializados, agregam:
- velocidade no tratamento;
- redução de falhas;
- armazenamento inteligente de dados estruturados; e
- economia de recursos importantes para escritórios e departamentos jurídicos.
Então, o primeiro ponto da transformação do jurídico é encontrar um parceiro que assuma essas atividades de apoio, executando-as de forma rápida, segura e eficiente.
2. Tenha um bom sistema de gestão de processos
O segundo passo é a sistematização de rotinas. Existem dezenas de sistemas de gestão de processos no mercado: todos são bem parecidos ou com diferenças mínimas, mas é importante ter critério sobre os softwares ofertados, para que a escolha seja precisa. Uma possível troca posterior envolve um gasto enorme de tempo, dinheiro e energia.
Independentemente se escritório ou departamento jurídico, é fundamental que os processos sejam armazenados em um sistema único, com algumas funcionalidades obrigatórias para gestão de dados e apoio às operações. Sem atenção a algumas dessas funcionalidades, a escolha do software pode ser tornar um pesadelo.
A primeira funcionalidade essencial é que esse sistema seja desenvolvido de modo a permitir a integração a outros sistemas. Essa funcionalidade pode até parecer supérflua, mas ela permite:
- a automatização de rotinas;
- a redução de etapas;
- a interação de fornecedores e clientes distintos.
Outro ponto que deve ser observado no sistema de gestão de processos é a automatização de workflows e a distribuição para escritórios de forma automática.
Essas duas funcionalidades permitem que a etapa anterior da transformação digital, ou seja, a de terceirização eficiente das atividades de apoio, seja efetivada com concatenação organizada das fases de atuação e, com total segurança na execução e registro das atividades, inclusive na designação eficiente do escritório ou analista que vai atuar em cada processo, bem como na alocação inteligente de tarefas.
Nesse sentido, além de automatização de workflows, é fundamental que o sistema tenha fluxos parametrizáveis e armazenamento estratégico de dados, com possibilidade de rastreamento de informações e formatação de indicadores personalizáveis. Essas funcionalidades são essenciais para que todo o fluxo de tratamento dos processos seja orquestrado de forma estratégica e com a geração de dados, fundamentais para que a terceira e última fase da transformação tecnológica seja implantada.
O segundo ponto da transformação é, portanto, a escolha de um bom sistema de gestão de processos, com sistematização total de rotinas.
3. Estruture os seus dados para uma gestão inteligente
Por sua vez, a terceira fase da transformação é a tomada de decisões através de dados. Para que os escritórios e departamentos jurídicos realmente construam um processo eficiente de transformação digital é fundamental que as etapas anteriores sejam estruturadas de modo inteligente, a permitir a tomada de decisões de forma estruturada e baseada em dados. E como fazer isso?
Bem, os dois primeiros passos são organizar e terceirizar as atividades de apoio ao jurídico e atuar em um sistema de gestão de processos eficiente. Uma vez superadas, é importante encontrar um parceiro que, com dados estruturados e gerados pelas operações e sistema, some novos dados e visões para uma gestão inteligente da operação.
Falar em gestão inteligente talvez pareça superficial, mas essa pode ser a grande “cereja do bolo” para transformar uma organização. A partir do momento em que um escritório ou departamento jurídico atua gerando dados estruturados e essas informações são utilizadas para retroalimentar a liderança com visões estratégicas, a gestão deixar de ser apenas sensorial e passa a ser efetivamente inteligente, baseada em informações e com insights decorrentes de indicadores e projeções de futuro de forma fundamentada.
Essa gestão de dados, que podemos chamar de modo simples como jurimetria, é fundamental para apoiar os escritórios e departamentos jurídicos na tomada de decisão das mais variadas naturezas, como:
- definir estratégias de acordo;
- entender quais subsídios geram decisões favoráveis;
- qual perfil de cadastro é mais eficiente para a gestão do processo;
- qual a média de condenações por localidade e por matéria.
As opções são incontáveis e não se limitam a definições relacionadas à gestão dos processos, mas entram nas decisões estratégicas do negócio em si, como o formato de oferta dos produtos de uma empresa ou o modo como os contratos com seus clientes devem ser redigidos e assinados.
Finalizando, portanto, a rotina de transformação, o terceiro ponto é a estruturação de dados, para que esses sejam utilizados nas tomadas de decisão na gestão jurídica e no direcionamento estratégico do negócio.
Operações Legais na prática
De forma resumida, portanto, as três fases de transformação digital dos escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos, sob a perspectiva das Operações Legais, são:
- Terceirização das atividades de apoio ao jurídico
- Sistematização de rotinas por meio de sistema de gestão de processos eficiente
- Gestão inteligente de dados voltada para a tomada de decisões
É importante ressaltar que a implantação dessas três fases nada mais é do que aplicação direta de uma estrutura de Operações Legais nos escritórios e departamentos jurídicos.
E essa reformulação do método de atuação e da gestão de informações é imprescindível para a transformação tecnológica e para a organização e crescimento de escritórios e departamentos. E mais do que isso, essas etapas são fundamentais para que empresas de um modo geral se mantenham ativas e saudáveis no mercado competitivo e ágil que nos encontramos.
Em 2023, lançamos o eBook “Operações Legais: o jurídico é oportunidade de negócio”, incluindo cases de sucesso. Para baixar, clique aqui.
E, se precisarem de apoio para a transformação, procurem a Finch. Estamos ansiosos para transformar as organizações e simplificar o mundo jurídico.
Sobre o autor
Thaisa Nogueira, advogada, especialista em Direito Público e Direito Constitucional Tributário, atualmente Gerente de Operações da vertical de Serviços de Apoio ao Jurídico na Finch.