Lean Six Sigma e sua aplicação para o contencioso massivo

Lean Six Sigma é uma metodologia, aprimorada na Motorola na década de 80, voltada a execução de projetos de melhorias, com escopo definido, para atividades rotineiras, por intermédio da análise de dados, com o objetivo de aumentar a qualidade e reduzir custos. Aprenda neste artigo como funciona a sua aplicação para o contencioso massivo.

Como funciona do Lean Six Sigma?

O “Belt”, agente da melhoria, deve possuir uma visão sistêmica, buscar conhecer os processos, produtos e serviços da organização, interagir com as áreas e seus gestores para conhecer o público alvo, entender os indicadores e suas variações naturais, bem como saber gerir pessoas, entendendo suas necessidades, pontos fracos e fortes.

A complexidade da melhoria definirá o nível de graduação do “Belt”, uma vez que, existe distinção da capacidade de utilização de roteiros e ferramentas para alcançar o objetivo e mesurar os resultados do projeto. A qualificação começa no nível White Belt, seguinte a escala: Yellow Belt, Green Belt, Black Belt e o Master Black Belt.

O “Belt” será o responsável por garantir o alcance do objetivo, ou seja, conseguir a melhora desejada. Importante lembrar que, melhorar não é simplesmente mudar, na medida em que, melhora e mudança, muitas vezes, não andam juntas. Para atingir o objetivo do projeto, é fundamental que exista impacto positivo mensurável em, pelo menos, um indicador da organização. Portanto, fundamental entender a atividade, delimitar o escopo, definir os limites de atuação, áreas e recursos envolvidos, bem como definir o objetivo que se pretende alcançar, aplicando um roteiro que, ao final da jornada, alcance o alvo desejado.

A metodologia, além de ferramentas de análise de dados e processos, possuí roteiros, direcionadores dos projetos, para analisar e melhorar a atividade ou processo rotineiro, que impacta em um indicador da empresa. Um dos roteiros é o DMAIC, o qual é estruturado em cinco etapas: define (definir), measure (medir), analyze (analisar), improve (melhorar) e control (controlar).

Na primeira etapa, definimos a atividade rotineira, a necessidade e o objetivo final a ser alcançado. Na segunda etapa, measure, mergulhamos na atividade rotineira, com o intuito de entender seu desenvolvimento, posição no ecossistema da organização, coletar dados e iniciar a construção do comparativo entre a realidade e os resultados esperados. Medir é fundamental, eis que, “o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado - William Edwards Deming”.

Analyse é a terceira etapa, onde os dados coletados serão analisados para buscar as explicações para os resultados atuais, bem como arquitetar possibilidades de mudanças a serem experimentadas. A quarta etapa do projeto é a improve, momento de experimentar as mudanças e entender quais iniciativas, em uma escala menor, nos proporcionam os resultados esperados. Por fim, a quinta etapa é o control, ou seja, momento de aplicar as mudanças, escolhidas com fundamento nos resultados obtidos na experimentação, dar visibilidade do impacto e demonstrar a melhora, com indicadores de resultados, concluindo, assim o projeto de melhoria.

Aplicação do roteiro DMAIC

Diante das informações acima, você pode se perguntar: onde posso aplicar a metodologia e o roteiro DMAIC? É aplicável para projetos de melhoria no jurídico contencioso massivo? Não tenho dúvidas que sim. A metodologia pode ser aplicada a todo o tipo de atividade, seja ela voltada para produto ou prestação de serviços, inclusive no contencioso massivo, em que possuímos atividades rotineiras.

Pensando na rotina de escritórios jurídicos, no contencioso massivo trabalhista, a título de exemplo, com foco apenas nas atividades até o protocolo da contestação, existem diversas etapas rotineiras, muitas vezes executadas por diferentes equipes. Neste aspecto, podemos elencar a captura de ações, cadastro e distribuição em sistemas de gestão processual, diligência para cópias, elaboração e protocolo de petição de habilitação da representação processual, liquidação do pedido inicial, contingenciamento, solicitação e recebimento de subsídios, elaboração da contestação, eventual instância revisora, protocolo e atualização do sistema de gestão de processos. A lista acima, não exaustiva, representa inúmeras atividades, rotineiras, algumas sequenciais, nas quais podemos utilizar a metodologia para melhorar a performance do escritório, com criatividade, utilização de tecnologia, entre outras iniciativas, para reduzir o tempo de execução, aumentar a produtividade e a qualidade, proporcionando redução de custos.

Portanto, entendo ser a metodologia excelente para melhorar processos e atividades rotineiras, com utilização dos roteiros e ferramentas estatísticas, para alcançar o objetivo desejado. Sob essa condição, aqui na Finch a busca incessante da melhora está em nosso DNA. Processos de melhoria são contínuas, nos adaptando e evoluindo principalmente as novas tecnologias, possuindo como valores fundamentais, no dia a dia, através da comunicação aberta entre os times, utilizando de pensamento crítico, buscamos a alta performance, através de boas práticas e atitudes empreendedoras.

Sobre o autor

Thiago Pitta Dias, coordenador de ExOp Projetos da Finch, Yellow Belt, Scrum Fundamentals Certified pela Scrum Study, Advogado, Pós Graduado em Direto Civil, Processual Civil e Direito do Trabalho pela Instituição Toledo de Ensino, Pós Graduado em Direito do Trabalho e Processo do Trabalho pela Universidade Anhanguera - Uniderp, Pós Graduado em Gestão, Empreendedorismo, Tecnologia e Marketing Digital Jurídico pela Faculdade Legale, Junior FullStack Developer – Tech Academy – StartSe.”