Legal Operations: saiba como implementar o setor das Operações Legais na sua rotina

Os modelos de trabalho do setor jurídico evoluíram bastante nas últimas décadas, especialmente com as novas soluções de tecnologia. Nesse cenário, a forma como as atividades eram geridas até então perdeu espaço, tornando-se necessário estruturar um setor de Legal Operations, ou, em português, Operações Legais.

Esse conceito coloca uma preocupação fundamental com os resultados financeiros, sociais e operacionais da área jurídica. Não é mais uma questão apenas de resolver problemas com qualidade técnica, mas como as atividades jurídicas impactam clientes externos ou internos.

Neste conteúdo, introduzimos os conceitos mais importantes sobre Operações Legais e explicamos como aplicá-lo nos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia. Continue a leitura e tire suas dúvidas sobre o tema!

 

O que são Operações Legais?

 

Operações Legais é a unidade organizacional que realiza a gestão dos sistemas, rotinas administrativas e recursos relacionados às atividades jurídicas. Assim, o foco não é as atividades privativas dos advogados, mas tudo que seja necessário para que sua execução agregue o máximo de valor para os clientes internos e externos.

Perceba que o modelo é diferente daquele adotado tradicionalmente nos escritórios de advocacia  e departamentos jurídicos. No Legal Operations, há uma estrutura destacada do serviço jurídico privativo, que reúne as competências e sistemas de gestão e administração, com profissionais especializados nesse tipo de atividade.

A diferenciação muda o foco. Enquanto os advogados vão priorizar a área técnica jurídica, a unidade de Operações Legais vai gerir estrategicamente os recursos tecnológicos, financeiros, pessoais e materiais para maximizar o resultado dos clientes, em termos de metas financeiras, operacionais e sociais.

Em outras palavras, advogados e pessoas com formação jurídica poderão se dedicar mais às técnicas e rotinas de aconselhamento e prevenção estratégica jurídica, deixando atividades operacionais, repetitivas ou que exijam grande quantidade de tratamento de dados para resolução pela tecnologia ou outros meios de tratamento ágil. 

Operações Legais e controladoria jurídica

 

O setor de Legal Operations se diferencia de outra estrutura destacada do departamento jurídico tradicional: a controladoria jurídica. A Controladoria está contida no setor de Legal Operations e é uma de suas vertentes na gestão de contencioso. 

A controladoria é um setor de auditoria contínua, em que se busca manter a conformidade do departamento com a qualidade esperada, controlando prazos, rotinas, uso dos recursos, responsabilidade, etc. Especialmente, podemos dizer que a controladoria é essencialmente responsável por zelar pelos fluxos de trabalho definidos e geração de informações estratégicas. 

Legal Operations suporta a criação destes fluxos de trabalho e respectiva governança, conversão de dados em informações estratégicas para os clientes e, como consequência, sustenta o planejamento estratégico para direcionar as ações práticas definidas em função dos dados obtidos pela Controladoria.

 

Quais são as funções do profissional da área?

 

Algumas funções de Operações Legais reúnem os sistemas e competências de gestão ligadas aos departamentos jurídicos, escritórios de advocacia, serviços autônomos e paralegais jurídicos, enquanto outras demandam a constituição de equipes multidisciplinares, incluindo cientistas de dados, administradores, economistas, etc.

Entre outras, são funções desses profissionais:

 

As Operações Legais buscam um setor jurídico apto a gerar valor compartilhado. Isto é, assim como consome recursos de diversas partes em suas atividades, o departamento ou escritório jurídico precisa entregar valor para os stakeholders (órgãos públicos, clientes, acionistas, colaboradores, fornecedores, etc.). Quanto menor o valor consumido e maior o valor agregado, melhor é o desempenho.

As atividades privativas de advogado não são suficientes para atender a essa visão. Por exemplo, encerrar um processo contra uma empresa é importante, mas não mais importante que fazer isso com um resultado ótimo, o que demanda atividades e técnicas de gestão que suportem as atividades legais.

Na Finch, estas atividades estão estruturadas em 9 grandes áreas de atuação, começando pela excelência do desempenho jurídico, foco na experiência do cliente e gestão estratégica de pessoas e recursos, tidos como temas de formação da estrutura jurídica de departamentos ou escritórios de advocacia.

Na frente de inteligência jurídica, são tratados os temas de inovação em processos e tecnologia, formulação da governança jurídica e fomento da relação institucional com Poder Judiciário e órgãos reguladores.

Por fim, o estágio denominado FLOW - Finch Legal Operations Workplace, são tratados temas inerentes à agenda ESG no ecossistema jurídico, Data Driven e gestão ágil e o processo de transformação jurídica, que consiste na atualização digital do processo de atendimentos dos clientes internos e externos. 

 

Como implementar o setor de Operações Legais?

 

A implementação passa por diferenciar as atividades privativas da advocacia dos sistemas e competências de gestão jurídica. Confira algumas dicas para implementar no seu escritório, departamento ou serviço autônomo.

Invista em tecnologia

A tecnologia é indispensável. Ter visibilidade dos fluxos de trabalho, reunir as informações necessárias para tomar decisões, controlar as atividades, automatizar rotinas administrativas, digitalizar documentos e uma série de outras condições para eficiência das Operações Legais dependem de soluções de informática.

Organize e sistematize as atividades

A partir da visibilidade, é mais fácil mapear as atividades que farão parte das Operações Legais, diferenciando daquelas privativas da advocacia. Depois disso, cria-se uma nova unidade interna com cargos, funções e competências próprias, que terão como meta a entrega de resultados operacionais e financeiros.

Qualifique os profissionais

Os profissionais de Operações Legais precisam de competências que não são ensinadas na faculdade de Direito, especialmente as de gestão e administração. Logo, além de redesenhar os cargos, qualifique as pessoas encarregadas do trabalho.

Procure o auxílio externo

A própria implementação das Operações Legais é um processo que exige competências específicas. Uma forma de ter um roteiro claro para transformar o setor jurídico é buscar consultorias que já alcançaram sucesso nessa mudança e contam com o know-how necessário, para que tragam agilidade, eficiência e segurança na transformação.

Aqui na Finch, além de soluções de automação e jurimetria, desenvolvemos projetos específicos para empresas e estruturamos as Operações Legais. Essa transformação tem como pilares as competências humanas, o auxílio da tecnologia e a experiência acumulada pelos nossos especialistas.

Com esses pilares, facilitamos o caminho para que o setor jurídico esteja mais adequado ao mundo atual e gere valor compartilhado para as partes interessadas. A sua empresa também pode contar com uma unidade de Operações Legais estruturada e eficiente.

Confira aqui nosso e-book completo sobre o tema e entenda como as Operações Legais podem tornar o seu time jurídico mais eficiente!