Gestão de processos jurídicos: saiba o que é e conheça os principais benefícios dessa prática

 

Atualmente, empresas de diferentes segmentos fazem uso da tecnologia como meio de  aumentar a produtividade e reduzir custos. Aprimorar a gestão de processos jurídicos é uma ótima oportunidade para desenvolvimento da gestão de risco legal e redução de custos nas práticas do direito.

Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de grandes empresas podem contar com um alto volume de demandas diárias e, por isso, é primordial ter uma boa gestão de processos e prazos para conseguir realizar todas as tarefas de forma precisa.

Neste artigo, separamos quais são os passos para a implementação de uma gestão de processos jurídicos eficiente, quais os benefícios dela e como aliar tecnologia e serviços jurídicos a seu favor.

Quer saber mais? Continue a leitura!

Afinal, o que é a gestão de processos jurídicos?

 

Essa metodologia busca aprimorar a forma como as tarefas são desenvolvidas dentro de um setor ou empresa. No caso do setor jurídico, a gestão de processos é essencial para a catalogação de processos, organização de prazos e listagem de prioridades.

Toda gestão de processos é baseada em dados coletados em uma análise anterior a implementação, onde são observados pontos como:

• Tempo médio para a realização de atividades;
• Custos gerados nas tarefas;
• Quantos profissionais foram envolvidos;
• Necessidade de refações;
• Recursos utilizados durante todo o processo.

Para que uma gestão de processos jurídicos seja eficiente, é imprescindível considerar os serviços prestados pela empresa, o porte do negócio e o tempo de mercado. Outras questões que influenciam bastante é o tamanho e qualificação da equipe envolvida.

São inúmeras  as empresas que já vêm incorporando o tratamento dos processos judiciais como integrante de seu sistema de relacionamento com clientes.

Passo a passo para a implementação de gestão de processos

 

Como toda mudança, é importante que, ao adotar essa prática na sua empresa, sejam seguidas algumas etapas para garantir que a mesma seja implementada adequadamente..

Em tempos em que falamos tanto de agilidade e novas práticas, é preciso considerar que cada empresa é única, com equipes e pessoas com suas próprias características.As principais etapas são:

Planejamento

Nesta etapa, é essencial coletar o máximo de informações sobre o negócio, sua área jurídica e quais atividades entrarão na estratégia. Não tem como ter uma gestão eficiente se não há conhecimento prévio sobre quais os impactos ela irá gerar para o departamento.

Ainda no planejamento, é essencial que sejam definidos os objetivos e quais serão os desafios a serem superados com o apoio desse trabalho. Tendo os objetivos traçados, é hora de imaginar quais são os possíveis caminhos a serem seguidos.

Modelagem

Nesse momento, é fundamental revisar quais os fluxos de trabalho já executados na organização e quais irão precisar de mudanças. É importante que nesta parte, todas as atividades recorrentes, equipes envolvidas e etapas até a finalização de tarefas sejam analisadas e otimizadas ao máximo, sempre respeitando o que foi definido no planejamento.

Simulação

Essa é a fase de teste, ou seja, colocar para funcionar o que foi planejado e modulado. Contudo, essa é a hora de colher o máximo de feedbacks, chances de aperfeiçoamento para o projeto, dos colaboradores e observar se a adesão, na prática, supriu a expectativa idealizada.

Execução

Após a simulação e a realização das melhorias enxergadas, a gestão é colocada em prática de forma definitiva. Aqui as atividades passarão a seguir os novos fluxos de trabalhos, que serão responsáveis pela redução de custos e tempo médio para a realização de atividades padrões.

Monitoramento

Essa é a etapa mais importante de todo o processo, pois permite a coleta e análise de dados baseados nos indicadores da empresa. Com isso, é possível enxergar se a gestão está trazendo resultados concretos para o negócio e se os objetivos estabelecidos estão sendo alcançados.

Aprimoramentos

Ao monitorar os processos, talvez sejam encontrados gargalos que podem ser resolvidos de forma instantânea. Entretanto, se esses erros persistirem é preciso revisar a estratégia a fim de traçar outros caminhos que supram as necessidades e demandas jurídicas.

Quais processos podem ser melhorados por meio da gestão de processos jurídicos? 

 

A gestão de processos jurídicos tem como premissa principal organizar os demais processos presentes na empresa e assim conseguir uma melhora global da produtividade. Para tal, a estratégia é otimizar o que são considerados os 4 pilares de uma organização jurídica. Veja como!

1. Organização de atividades

Para realizar a criação e implementação de uma gestão de processos jurídicos é necessário estudar todos seus procedimentos internos minuciosamente para identificar gargalos. Com isso, é esperado que você tome conhecimento de seu negócio como fosse a palma da sua mão e consiga organizar as atividades da maneira mais efetiva possível.

Como se não bastasse, o recurso da tecnologia será seu grande aliado ao automatizar serviços jurídicos manuais e burocráticos, garantindo um melhor controle de tempo e cumprimento de prazos. Além de conforto e comodidade, seus colaboradores também terão maior produtividade, tudo isso sem esquecer da segurança durante a realização dos procedimentos.

2. Organização de documentos

Depois de fazer um “pente fino”, conhecendo e ajustando cada detalhe do seu negócio para otimizá-lo, você terá todas as informações sob seu controle. Uma base de dados centralizada e atualizada irá trazer  uma melhora significativa na organização de seus documentos  acarretará  em ganho de tempo quando um profissional tiver que consultá-la

Portanto, durante a criação de uma gestão de processos jurídicos, é necessário definir um padrão de armazenamento e até mesmo nomenclatura para agilizar o processo de pesquisa.

3. Gestão de casos

Após alinhar processos internos e melhorar a gestão de documentos, você conseguirá tirar melhor proveito de seu tempo e ter uma visão integral de seu negócio.

Portanto, terá o conhecimento necessário para gerir todos os casos que ocorrem simultaneamente, o discernimento para identificar quais estão em situação mais crítica e estabelecer prioridades. Neste caso, poderá alocar os esforços para garantir o sucesso das etapas mais importantes e/ou complicadas.

4. Gestão de relacionamento com o cliente

E aqui talvez temos o processo mais importante de todos. Afinal, essa é a principal métrica de quem trabalha com qualquer tipo de  prestação de serviço: o sorriso do cliente.

Essas melhoras em conjunto garantem que o atendimento melhore por meio da segurança do armazenamento de informações sigilosas. Isso garante a conformidade com a LGPD e evita que informações tenham que ser repetidas, causando lentidão na progressão dos casos.

Esses detalhes farão com que você conquiste a satisfação e a confiança do cliente, criando um relacionamento muito mais harmonioso e abrindo as portas para um simples negócio se tornar uma parceria longeva - podendo até mesmo render novos negócios por meio de indicações.

6 benefícios da prática de gestão de processos

 

A gestão de processos jurídicos, é idealizada para trazer vantagens reais para os negócios que a implementam na rotina. Os principais benefícios agregados a essa prática, são:

Aumento da produtividade

Ao definir fluxos de trabalhos a serem seguidos, questionamentos e demais dúvidas que antes tomavam tempo da equipe, ficam claros para todos. Sendo assim, os colaboradores têm mais tempo trabalhando de fato e realizando entregas para os clientes.

Outro fator que influencia, é a adesão de tecnologias e softwares que são capazes de automatizar tarefas repetitivas e que geram baixo valor agregado para o negócio, permitindo que os profissionais estejam empenhados em atividades que precisam deles.

Redução de custos

Como foi dito acima, ao contar com a tecnologia a seu favor, vai ser possível diminuir despesas com mão de obra especializada. 

Outro fator que colabora para a diminuição de gastos, é a possibilidade de armazenamento em nuvem, onde todos os documentos podem ser acessados e assinados de qualquer lugar e a qualquer momento, reduzindo os gastos com impressão e locomoção, por exemplo.

Menos retrabalho

Com processos definidos, o time jurídico irá contar com um padrão que será seguido durante todas as etapas desde a produção até a aprovação. Portanto, será menos comum que ocorram erros e futuros retrabalhos no decorrer desse processo. Sem contar que, com uma base de dados centralizada, toda a equipe tem acesso às informações atualizadas de forma confiável e homogênea.

Tomada de decisões mais assertivas

Com todas as informações inseridas em um sistema, como: os registros de tempo para a realização de atividade e quais recursos foram utilizados nelas, é possível tomar decisões, baseadas em dados, de forma estratégica e direcionada ..

Motivação da equipe

É normal que ao ter processos para realizar suas atividades, o estresse diminua, a concentração e satisfação com o trabalho executado aumente. Assim, a equipe se sente mais motivada a trabalhar, pois, enxerga mais resultados oriundos de seus esforços.

Melhor atendimento ao cliente

Todo o time tem acesso às mesmas informações e dados dos processos dos clientes, logo, é normal que o atendimento fique mais personalizado e eficiente, pois qualquer colaborador consegue atender o contratante com as mesmas informações e objetividade.