Scrum: como essa ferramenta ajuda escritórios de advocacia e departamentos jurídicos?
Criado pelos desenvolvedores Ken Schwaber e Jeff Sutherland, o Scrum é um framework que nasceu no âmbito de desenvolvimento ágil de software. Com ele, é possível mudar o modelo de trabalho, buscando maior interação entre as pessoas, reduzindo burocracias e garantindo maior regularidade de entregas.
A ideia é que, em vez de entregar a solução completa e acabada, o produto evolua de forma incremental. Isto é, pouco a pouco, a cada período de atividade, melhorias são realizadas, de acordo com as prioridades identificadas pelo time.
Neste conteúdo, explicamos como o guia Scrum pode ser traduzido para os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, tornando-os mais rápidos e eficientes. Continue a leitura!
Como o Scrum funciona?
O Scrum reúne comportamentos relacionados a como planejar, executar e controlar os projetos de uma organização. Uma vez que seguimos esse modelo de trabalho, implementamos os valores da ferramenta ágil:
- priorizar pessoas e suas interações;
- colocar a solução em funcionamento;
- colaborar com o cliente;
- responder a mudanças.
Embora originalmente esteja relacionada ao desenvolvimento de software, podemos aplicar o Scrum a diferentes organizações — entre elas, aos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Para isso, precisamos entender quais são os papéis e atividades presentes nesse modelo de trabalho.
Quais são as funções dentro do Scrum?
Os papéis do Scrum dizem respeito a conjuntos de poderes e responsabilidades atribuídos a uma pessoa ou grupo de pessoas. Portanto, a ideia é criar funções dentro de um time.
Scrum team
Primeiramente, vamos montar a equipe. Um time ideal para o Scrum é enxuto e multidisciplinar, chegando até 10 pessoas.
Scrum master
O scrum master é um facilitador no desenvolvimento do projeto. Em alguns setores jurídicos, cada processo produz um projeto, enquanto outros optam por agrupar demandas. Logo, não há empecilho para o scrum master participar de times diferentes.
Product owner
O product owner tem o papel de definir quais são os itens prioritários da lista geral de pendências, chamada de backlog. No desenvolvimento de software, geralmente a pessoa que exerce esse papel está em contato com o cliente e transfere as entregas para a backlog.
Já na advocacia, além de virem do cliente, as pendências também nascem da análise de processos, das comunicações judiciais, das publicações do diário oficial etc. Um exemplo é o backlog de ofícios, que geralmente surge de comunicações enviadas por entidades públicas.
Quais são os eventos do Scrum?
Ao lado das mudanças na formatação do time, definindo o product owner, o scrum master e a scrum team, precisamos entender as atividades realizadas nessa forma ágil de trabalhar.
Reunião de planejamento
A interação entre os papéis começa com a reunião de planejamento. Nela, o product owner colocará o backlog em pauta, indicando quais são as prioridades. Depois disso, o time chega a um acordo sobre esses itens importantes ou urgentes que serão resolvidos.
O backlog é a lista de pendências ou requisitos do projeto. Imagine que você defina como projeto a defesa de um cliente em dez processos judiciais — O product owner vai ser o responsável por acompanhar tudo o que precisa ser feito nessas demandas e atualizar o backlog.
No setor jurídico, algumas atividades são recorrentes, como petição inicial, contestação, réplica, especificação de provas e audiências. Logo, é possível ter uma lista-modelo e ir atualizando conforme o cliente, o advogado da contraparte, o juiz etc. solicitam algo relacionado aos processos.
Além disso, as pendências são desdobradas em tarefas. Por exemplo, se é preciso realizar uma contestação, pesquisa, diligências, redação, revisão e protocolização podem ser tarefas atribuídas ao time.
Sprint
A Sprint é o período de tempo dentro do qual as tarefas serão realizadas. Para isso, o time scrum terá um backlog, específico e destacado da lista geral, com as tarefas que precisam ser realizadas e que foram acordadas durante o planejamento.
No cenário ideal, ao final da sprint, a resolução de todas as tarefas leva à conclusão da pendência. No exemplo dado, teríamos uma contestação juntada no processo. Assim, o product owner pode atualizar o backlog geral, indicando que esse item foi concluído.
No Direito, poucos serão os momentos de voltar a um item que já foi entregue, pois os atos processuais costumam ser praticados uma única vez. Além disso, geralmente não é possível renegociar prazos processuais, logo, a sprint tem de entregar todas as tarefas.
Entretanto, esse é um ciclo de melhoria contínua, pois o time passa a trocar mais informações, realizar correções e ajustes de rota. O conceito é planejar, revisar
o que está sendo entregue e como está sendo entregue, criar um plano de ação e planejar novamente. O objetivo é ter fluxos e entregas cada vez melhores e com mais qualidade.
Reuniões diárias
O scrum trabalha com reuniões diárias. Com elas, a equipe recebe o feedback sobre o dia anterior, como o andamento das tarefas, as necessidades do time e impedimentos, fazendo ajustes. Por exemplo, o Scrum Master remove obstáculos para que cada envolvido consiga entregar a sua parte.
Revisão e Retrospectiva
Para fechar, existem reuniões relacionadas à entrega das tarefas prontas e resolução da pendência. Além disso, avalia-se como foi o trabalho, levantando-se pontos positivos e melhorias.
Uma sugestão para os escritórios e departamentos jurídicos é que o ciclo de atividades seja semanal, como regra. Assim, o planejamento ocorreria na segunda-feira, e a entrega final ficaria para sexta-feira. Porém, tudo depende da avaliação da backlog, e não podemos esquecer dos imprevistos.
Quais são os benefícios do Scrum?
Ao entendermos o funcionamento do Scrum, podemos identificar uma série de vantagens para a advocacia:
- fluxo de trabalho padronizado e reconhecido pelo time;
- prazos curtos e agilidade para resolver as pendências;
- reuniões para fazer ajustes e adaptar-se às mudanças;
- clareza sobre as prioridades e tarefas;
- definição clara de responsabilidades;
- melhoria contínua.
Por isso, aqui na Finch, adotamos o Scrum como modelo de trabalho, sempre que pensamos em tecnologias para os serviços jurídicos. O papel da tecnologia é facilitar o fluxo de trabalho, que exige integração do time, compartilhamento de informações e controle do andamento das tarefas e pendências.
Sendo assim, usando a metodologia ágil e a tecnologia, o Scrum será um passo importante para otimizar os processos e trazer mais eficiência para as atividades.