Veja como o workflow jurídico pode otimizar a rotina do setor
Todo mundo sabe que a vida de quem trabalha com Direito é bem corrida. Um só advogado pode ser responsável por inúmeros processos de vários clientes.
Quando pensamos em um escritório de advocacia, um dos maiores desafios é saber aproveitar o tempo dos profissionais de forma eficiente. Mas como? O workflow é a resposta.
Esse método é capaz de organizar os processos não só de um advogado, mas de todo um departamento ou até mesmo da empresa. Optanto por incluir o workflow na rotina dos profissionais, a empresa estará definindo com clareza todas as tarefas que cada um dos funcionários deve executar. Isso oferece fluidez no andamento das atividades, diminuindo o tempo gasto na execução de cada ato, automatizando processos e rendendo ótimos resultados para a companhia.
Mostraremos através dos tópicos abaixo, essas e outras vantagens que o departamento jurídico da sua empresa terá aderindo ao Workflow.
- o que é um workflow?
- Como funciona o workflow, na prática?
- Quais os benefícios da aplicação do workflow?
Então, se você quer se manter atualizado e competitivo no mercado, e gerenciar muitos processos ao mesmo tempo, de forma segura e evitando retrabalhos e prejuízos, você precisa continuar essa leitura e saber tudo e mais um pouco sobre workflow!
Continue com a gente!
O que é um workflow?
Para falarmos sobre o assunto, é melhor começarmos pelo básico. Afinal, o que é um workflow?
Analisando sua morfologia, notamos que “work” significa trabalho e “flow” significa fluir. Portanto, workflow pode ser traduzido como fluxo de trabalho.
Esse é um recurso utilizado em agências, escritórios e praticamente em todo local em que seja necessário o envolvimento de diferentes setores para alcançar o produto/serviço final.
O workflow nada mais é que um processo automatizado que estabelece a ordem das etapas de um projeto, elencando os colaboradores responsáveis por cada uma delas. Como as informações já estão disponíveis, o procedimento obtém melhores resultados e torna-se essencial para escritórios de advocacia que lidam com diversos processos em sua base..
De forma simples, o workflow garante agilidade e ordem. Com a implementação dele, é possível ter uma visão global sobre os casos de seu escritório e saber o status da sua carteira de processos, qual último andamento processual, qual processo pode ser oferecido acordo, se possui alvará para ser retirado, qual processo trânsitou em julgado, se há sentença nos autos, enfim, todos os andamentos processuais podem ser monitorados.
Além disso, é uma ótima maneira de registrar quais foram as contribuições e decisões de cada funcionário em uma determinada tarefa, e estabelecer prazos de entrega. Tendo essa visão integral do negócio e tudo documentado, é possível aplicar um processo de aprimoramento constante e assim reduzir gargalos que comprometam a produtividade da sua empresa.
Portanto, parece uma boa ideia aplicar um workflow jurídico em seu departamento, não?
Mas calma que isso não acontece como um truque de mágica. Existem alguns detalhes para que o workflow de uma empresa funcione corretamente. E é sobre isso que iremos falar agora.
Como funciona o workflow na prática?
Como você viu, a utilização de um workflow rende diversas vantagens e simplifica a vida dos gestores. Mas, antes de ser colocado em prática e render frutos, ele exige planejamento e estratégia.
Para conseguir a estrutura adequada, será necessário parar e pensar muito bem sobre quais são as necessidades do seu escritório, qual a função de cada setor/colaborador e a ordem das etapas.
É fundamental que todos os envolvidos no workflow saibam, não só suas obrigações e deveres, como também tenham uma visão geral do processo. Com todos tendo em mente quais são os objetivos e modus operandi, é mais fácil distribuir adequadamente as etapas e estabelecer metas.
Depois desse trabalho, seus processos serão menos burocráticos e mais efetivos. Essa abordagem estratégica voltada para o cumprimento de prazos e geração de resultado terá como efeito um de cada funcionário e consequentemente ganho de capacity para atender mais clientes..
Se antes os colaboradores não sabiam quais processos estão em curso e o que deveriam fazer, isso não vai mais acontecer: a tarefa chegará de forma automática e com a descrição do que deve ser feito.
A capacidade de visualizar as demandas individuais e globais do escritório possibilita o remanejamento de demandas e o estabelecimento de prioridades e urgências. Esse tipo de recurso tecnológico também minimiza a ocorrência de problemas no futuro, já que é possível aprimorá-lo constantemente.
Um bom workflow é construído para sanar as principais necessidades da empresa e proporcionar mais segurança aos processos. Dessa forma, ele consegue integrar diversos funcionários em um mesmo caso e gerar valor ao serviço prestado para o cliente.
Quais os benefícios da aplicação?
Já explicamos o que é o workflow, como funciona e até demos alguns “spoilers” sobre as principais vantagens que ele traz. Mas, se antes fizemos de uma forma um pouco mais generalista, aqui iremos citar e explicar cada uma delas.
Controle do fluxo de trabalho da equipe e execução dos processos
Com um workflow, você conseguirá organizar seu fluxo de trabalho diariamente. Essa tarefa pode ser feita de forma autônoma, atribuindo liberdade e responsabilidade para aqueles envolvidos no processo. Assim todos saberão o que precisam fazer no dia e quais são as prioridades. Esse simples detalhe reduz a burocracia e ainda facilita a comunicação interna.
Esse controle constante das demandas garante o cumprimento de prazos e diminui a ocorrência de erros que prejudiquem a qualidade final do serviço prestado.
Automatização dos fluxos de trabalho
A tecnologia deve ser usada a nosso favor sempre que possível. Softwares jurídicos utilizam inteligência artificial e ajudam muito na hora de acompanhar e organizar demandas.
Essa automatização dos fluxos de trabalho garante agilidade ao processo e segurança aos dados.
Mais produtividade
De forma simples, o objetivo de todas empresas é fazer mais em menos tempo e assim aumentar seus resultados, não é? Com workflow, você irá identificar os erros de forma mais clara e rápida.
Assim, seu colaborador poderá focar em atividades mais estratégicas que agreguem valor, aumentando a performance da empresa e garantindo excelentes resultados a longo prazo.
Mais Segurança
A automatização dos processos garante mais agilidade e inibe erros humanos, promovendo mais segurança às informações utilizadas, assim como a redução de tarefas manuais, burocráticas e/ou repetitivas.
Menos despesas
Se estamos em aprimoramento constante, significa que estaremos sempre reduzindo erros e nos tornando cada vez mais assertivos. Portanto, quanto mais preciso for o trabalho, menor será o gasto desnecessário e com refações. Então, a médio prazo, o workflow é um investimento com retorno garantido
Mais agilidade para o cliente
Com a melhora constante, os responsáveis e deveres já pré estabelecidos, o processo se torna muito mais ágil. A qualidade e agilidade são atributos que todos os clientes gostam em um serviço, não é mesmo?
Depois de entender mais sobre o workflow e como ele pode se aplicar ao mundo jurídico, você deve estar pensando em implementar essa solução em sua empresa, né?
Sorte a sua que você está no lugar certo! Nós da Finch somos referência em tecnologias aplicadas ao mundo jurídico. Aqui você vai encontrar o workflow jurídico para otimizar seu departamento e atingir resultados antes inalcançáveis!
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