Como iniciar o processo de automatização de atividades jurídicas na sua empresa?
Melhorar os resultados para tornar a empresa mais competitiva no mercado pode ser muito mais fácil com a automatização de atividades jurídicas.
Essa automatização de processos é uma tendência em diversas áreas empresariais, e ela também se aplica às atividades jurídicas.
Um grande número de tarefas de baixo valor agregado consomem grande parte do tempo dos advogados. Em vez de buscar soluções para o crescimento da empresa, o departamento jurídico frequentemente fica perdido em tarefas repetitivas e burocráticas. Mas isso pode mudar com o auxílio da tecnologia.
Neste artigo, confira como funciona a automatização de atividades e como iniciar esse processo na sua empresa!
Qual é a importância da automatização de atividades jurídicas?
A automatização de atividades corresponde às soluções de tecnologia que realizam ações no lugar das pessoas. Com isso, não é mais necessária a intervenção humana para concluir algumas atividades, etapas ou processos, dependendo do nível de utilização.
Normalmente, o resultado da automatização é um ambiente em que pessoas e softwares dividem as atividades. As tarefas repetitivas e realizadas em larga escala ficam a cargo da tecnologia, enquanto as pessoas assumem papéis mais ligados à tomada de decisão, análises de cenários, criatividade e estratégia.
Também temos a possibilidade de automatização de tarefas ligadas à análise de dados. É cada vez mais necessário apoiar as decisões em dados, e a automatização é fundamental na coleta, tratamento e exibição dessas informações.
Por isso, a automatização de atividades jurídicas está entre as mudanças mais importantes para o setor.
Quais são as vantagens para as empresas?
As empresas devem tratar a automatização das atividades jurídicas como uma prioridade, tendo em vista os diversos retornos positivos desse investimento. As principais vantagens da mudança são as seguintes:
Gerenciar o departamento jurídico de forma estratégica
Os profissionais conseguirão priorizar os resultados do departamento em relação à estratégia de negócios. Decidir entre resistir às demandas ou firmar acordos, planejar medidas para prevenir disputas, encontrar aspectos vantajosos na legislação e diversas outras medidas estarão alinhadas com a busca por resultados para a empresa.
Aumentar eficiência e produtividade
A automatização de atividades consegue reduzir as tarefas de baixo valor agregado e a burocracia no departamento jurídico. Com isso, o fluxo de trabalho é mais ágil, eficiente e produtivo.
Integrar o departamento com os demais setores da empresa
Outra possibilidade é compartilhar informações com os demais departamentos de forma automática. Assim, diretores e outros setores, como, financeiro, contabilidade e RH podem atuar de forma alinhada com o departamento jurídico.
Reduzir custos no departamento
Para finalizar os exemplos, o departamento jurídico consegue minimizar erros, volume de trabalho e tempo consumido nas atividades. É um setor jurídico mais enxuto e que gera menos despesas para se manter em funcionamento.
Como iniciar o processo de automatização?
A automatização de atividades é um processo em que necessitamos entender as particularidades da empresa e buscar a solução de inovação para atendê-las. Separamos quatro passos para dar início a essa transformação no departamento jurídico.
Faça um mapeamento das principais necessidades do setor
O ponto de partida é entender quais são as principais demandas do departamento. É a gestão de atividades anteriores ao processo? O acompanhamento das demandas? O controle dos prazos? A lentidão para obter informações? Enfim, ouça o feedback dos profissionais e identifique as necessidades.
Encontre as mudanças críticas
Entre as necessidades, provavelmente, algumas delas têm mais importância para os resultados do departamento jurídico. É uma ideia ilustrada pelo princípio de Pareto, que diz que 80% dos resultados são causados por 20% do esforço. Procure quais são as poucas mudanças que terão os maiores e melhores resultados.
Use a tecnologia como aliada
A seguir, busque na tecnologia jurídica quais soluções de inovação podem automatizar tarefas do departamento. Há recursos para lidar com diversas atividades como captura de andamentos, levantamento da base de processos, gestão de processos e controle de agenda.
Implemente um software jurídico
Entre as soluções de tecnologia, o software jurídico é um tiro certeiro, porque integra as diferentes funcionalidades em uma única plataforma. Assim, é possível centralizar a gestão e os recursos de automação jurídica.
Como podemos ajudar?
Aqui na Finch, podemos apoiar todas as etapas da transformação do setor jurídico da sua empresa. A Finch nasceu como um spin-off das áreas de Serviços de TI de um dos maiores escritórios de advocacia do país, o JBM.
Com esse know-how é que desde 2013, fazemos empresas realizarem a transformação digital do departamento jurídico, com mais agilidade, segurança e eficiência nesse processo.
Em nossa plataforma, você encontra as soluções para automatização de atividades jurídicas e backoffice. Assim, é possível eliminar trabalhos manuais e repetitivos, aumentando a performance da organização.
Entre outras funcionalidades, a automatização de atividades jurídicas pode ser aplicada nas seguintes rotinas:
- cadastramento de dados;
- certificação de base de processos;
- captura de novas ações;
- gestão de atividades pré-litígio;
- gestão de documentos;
- gestão de processos judiciais e fluxo de trabalho.
A automatização de atividades jurídicas é um passo fundamental para o departamento contribuir estrategicamente para o crescimento da empresa. E, com a nossa plataforma jurídica, você reunirá as ferramentas para alcançar esse objetivo.
Para entender como podemos ajudar a sua empresa, acesse nossa página de Automatização e fale com um consultor Finch!