Captura e cadastro de processos: ganhos com a antecipação na estrutura de subsídios
Com o desenvolvimento das empresas, tornando-se até mesmo grandes corporações, tem-se, naturalmente, um aumento na demanda jurídica solicitada por elas. Imagine o seguinte cenário: a empresa X tinha no seu quadro de colaboradores um advogado para dar sequência a 100 processos por mês, em média. Com um aporte de investimento, a empresa X cresceu muito e em 2 anos já recebia uma demanda de 1.000 processos jurídicos por mês. A partir deste cenário, como a empresa X pode continuar dando sequência a esta quantidade de processos jurídicos, sem prejudicar a sua operação e, sem precisar investir continuamente em seu setor jurídico, à medida em que a demanda aumentar? A resposta está no uso da tecnologia.
A tecnologia já é parte de nossas vidas e, atualmente, temos dezenas de softwares com soluções para resolver uma infinidade de objetivos, desde caixinhas de som inteligentes – como a Alexa – até softwares que gerenciam processos de produção de grandes indústrias. No meio jurídico isso não é diferente. Através da tecnologia, conseguimos acompanhar demandas jurídicas, no momento em que os andamentos são processados nos tribunais, extraindo informações para aumentar o tempo disponível na montagem da estratégia de defesa das partes, trazendo mais eficiência ao trabalho jurídico da empresa.
Para otimizar, organizar e tornar mais eficiente o trabalho do setor jurídico, ganhando tempo extra na estratégia de desenvolvimento de defesa legal, a empresa X, citada anteriormente como exemplo, pode implementar uma gestão da informação com captura e cadastro destes processos e até mesmo a coleta de subsídios, logo quando são disponibilizadas no portal do tribunal. A seguir, observaremos como este processo pode ser um diferencial na sua operação jurídica.
Importância da gestão da informação e conhecimento jurídico
A excelência na gestão de conhecimento e informação jurídica se inicia com a captura e o cadastro qualificado de processos jurídicos. Estes são processos essenciais para otimizar suas operações e garantir a qualidade das informações armazenadas. Mas, para entendermos como a captura e o cadastro de novas ações podem impactar na gestão da informação, precisamos compreender como funcionam as capturas e o próprio cadastro.
A captura de processos judiciais é a extração de dados das ações distribuídas em determinado tribunal, de uma determinada parte. Pode ser através da citação da ação ou da intimação recebida. A antecipação na captura destes processos, ou seja, a adoção de medidas proativas para coletar e cadastrar dados de forma qualificada pode trazer inúmeros benefícios, especialmente à estruturação dos subsídios.
Todos estes tipos de cadastro podem ser impactados positivamente por uma abordagem de captura antecipada, isto é, sem a espera da citação nos autos, buscando no dia do seu protocolo e garantindo alguns dias a mais para formulação da estratégia legal de defesa. Desse modo, aumenta-se a qualidade do cadastro do processo e a disponibilidade antecipada de kits de subsídios, para a defesa da parte.
Com isso, a antecipação na captura garante a devida qualidade do cadastro, assim como a antecipação da coleta dos kits de subsídios, fornecendo os documentos necessários relacionados à matéria do processo com mais qualidade, garantindo a oportunidade de expansão e a qualidade da montagem da estratégia de defesa.
Cinco ganhos proporcionados pela antecipação da estrutura de subsídios
- Melhoria na tomada de decisão:
A antecipação na captura e no cadastro qualificado de processos jurídicos permite o acesso a informações precisas e atualizadas de forma rápida. Isso facilita a tomada de decisões, permitindo que gestores possam embasar suas escolhas em dados concretos, sem suposições. Com subsídios bem estruturados, é possível identificar tendências, prever cenários e elaborar estratégias mais eficazes.
- Otimização de processos:
Identificam-se gargalos e ineficiências em seus processos, permitindo uma reestruturação e otimização de operações, com mais produtividade e redução de custos. Além disso, com dados qualificados disponíveis, é possível automatizar diversas tarefas, disponibilizando a hora de trabalho da equipe em atividades mais estratégicas.
- Redução de erros e inconsistências:
Minimiza-se a ocorrência de erros e inconsistências de dados. Ao adotar práticas de cadastro qualificado, as informações são registradas corretamente desde o início, evitando retrabalhos e correções posteriores que podem ser custosas e demoradas.
- Personalização da relação com clientes e parceiros:
Atendimento mais personalizado, humanizado e eficiente aos seus clientes e parceiros, a partir de subsídios bem estruturados.
- Compliance e governança de dados:
Com informações bem organizadas e registradas de forma adequada, as empresas podem atender às exigências legais e regulatórias da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), evitando penalidades e protegendo sua reputação no mercado, além de evitar sanções financeiras como multas.
Conclusão
Em um ambiente tradicionalmente complexo e saturado de dados, a capacidade de organizar, analisar e utilizar a informação de maneira estratégica é vital. Quando os departamentos jurídicos e escritórios de advocacia implementam sistemas avançados de gerenciamento de dados, eles não apenas otimizam seus fluxos de trabalho, mas também garantem tomadas de decisão mais embasadas. A tecnologia, quando empregada adequadamente, torna o direito mais acessível, transparente e eficiente. Assim, a verdadeira inovação no setor jurídico não se resume apenas a adotar novas ferramentas, mas compreender e gerir a informação de maneira disruptiva, abrindo caminhos para um cenário jurídico mais simplificado e ágil.
Sobre o autor
Andrew Cossi, Coordenador do LMS da Finch. Pós graduado em Gestão da qualidade, Green Belt.