Documentos digitais: quais as vantagens de usar na área jurídica?

Você já viu aqui em nosso blog alguns exemplos de como a tecnologia transformou o mundo, especialmente na área jurídica. A Advocacia 4.0 e o Direito Digital já se tornaram realidade. Nesse contexto, os documentos digitais também ganharam relevância.

Qualquer tipo de negócio precisa de auxílio jurídico para estar resguardado em eventuais contratempos. É essencial que este seja extremamente cuidadoso e metódico em relação aos documentos que armazena. Afinal, neles estão informações referentes a processos burocráticos, serviços, clientes e transações.

Se antes esse processo era feito por meio de papéis, pastas e gavetas, hoje os documentos digitais são gerados e assinados digitalmente. Dessa forma, possibilitam uma estrutura de armazenamento sólida e eficiente para diminuir falhas e agilizar comunicação e troca de arquivos. 

Já sabemos sobre a existência e importância dos documentos digitais, mas ainda iremos aprofundar por meio dos seguintes tópicos:

• o que são documentos digitais?

• quais as vantagens de se optar por documentos digitais?

Então, se você quer fazer parte da transformação digital, continue a leitura!

O que são documentos digitais?

Os documentos digitais são uma alternativa tecnológica para tudo que diz respeito a registro, armazenamento e compartilhamento rápido de informação. Armazenados em nuvem e enviados via rede, eles não precisam passar por normas manuais e presenciais como autenticação de cartório ou reconhecimento de firma, por exemplo.

E, embora uma das maiores comodidades proporcionadas seja a troca de documentos digitais online, também é possível gerar e assinar documentos digitais de forma offline.

Como são gerados?

Como o assunto é sério, ele é respaldado até por um Decreto. Em 18 de março de 2020, o Decreto n.º 10.278 definiu os requisitos e técnicas necessários para que documentos privados ou públicos digitalizados tenham o mesmo efeito e validade jurídica da versão física original.

O Decreto ainda atribuiu quem é o responsável pela digitalização do documento, assim como as condições necessárias para armazenar o documento. As principais técnicas exigidas no processo são a garantia de rastreabilidade e auditabilidade do documento digital.

Ou seja, na hora de digitalizar um documento, a empresa escolhida para tal ação deve coletar informações sobre o processo em si: quem digitalizou, onde, quando e qual máquina foi utilizada.

Outra padronização importante do processo de digitalização de um documento é a assinatura digital no padrão da ICP-Brasil. Ela é necessária em ocasiões em que não há acordo prévio entre as partes e se refere às organizações públicas quanto particulares.

Qual a validade jurídica dos documentos digitais?

Em resumo: exatamente a mesma dos documentos físicos originais. A assinatura por meio de um certificado digital atribui ao documento uma série de garantias, como comprovação de autenticidade e irrefutabilidade. Esses itens são responsáveis por garantir a equivalência jurídica entre as versões digital e física.

Isso é possível em virtude da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), criada em 2001, responsável por instaurar e consolidar uma confiança no que diz respeito à digitalização de documentos variados.

Quais as vantagens de se optar por documentos digitais?

Documentos digitais garantem a integridade e legibilidade do arquivo em questão mesmo com o passar dos anos, e são indicados como a melhor maneira de armazenar documentos jurídicos de empresas ou clientes.

Além disso, conseguem potencializar a comunicação entre as partes envolvidas em um negócio, além de serem ótimos aliados contra a burocracia excessiva quando o assunto é gestão de documentos. Confira a seguir cada vantagem de maneira mais detalhada:

Agilidade

Logicamente, documentos digitais são mais fáceis de enviar e receber, já que bastam apenas alguns cliques para finalizar tal tarefa. Além disso, o armazenamento em nuvem é muito mais prático.

Redução de custos

Apesar de causar uma certa estranheza no começo e exigir um certo período de adaptação, os documentos digitais se tornam financeiramente rentáveis em pouco tempo. A facilidade para validá-los somente com a utilização de uma certificação digital reduz os gastos com serviços e taxas de cartórios.

Sustentabilidade

Quem usa documentos digitais não usa papel, e quem não precisa de papel não precisa estocar um monte de folhas para uso futuro. Além de ecologicamente correta, essa escolha também garante redução de gastos.

Agora você já viu como é importante ter o recurso dos documentos digitais à disposição de sua empresa. Para isso, é crucial não esquecer nenhum detalhe ou não cometer nenhuma  infração no meio do processo. Portanto, conte com a ajuda de quem entende do assunto.

A Finch foi uma das pioneiras no mercado jurídico brasileiro na utilização de documentos digitais e é uma das maiores referências quando o assunto é advocacia e tecnologia. Ou seja, sabemos cuidar e analisar os documentos totalmente de acordo com a LGPD.

Se quer saber um pouco mais sobre a gente e nossos serviços, entre em contato com um de nossos especialistas!