Confira 9 dicas para otimizar seu tempo no trabalho

Saber otimizar tempo durante o trabalho é essencial para conseguir dar conta dos fluxos de tarefas e entregá-las com qualidade. Para isso, é importante conhecer dicas que realmente gerem resultados eficazes e que se encaixem em diferentes modelos de negócio.

É possível que algumas opções possam ser implementadas no dia a dia de negócios de diferentes segmentos, valendo a pena realizar testes a fim de identificar qual deu melhores resultados. A seguir, confira 9 dicas de como otimizar tempo no trabalho!

1. Entenda qual a sua função no time

É essencial que sua função esteja clara para você e para toda a equipe, já que assim é possível garantir foco em atividades já definidas. Isso colabora para a organização e compreensão do que precisa ser entregue dentro de um tempo específico. É importante ressaltar, que isso não deve ser motivo de comodismo, podendo, quando sobrar tempo, colaborar com outras áreas da empresa.

2. Reserve um tempo para a organização

É essencial que haja um tempo próprio para a organização, por exemplo, separar os 15 primeiros minutos do dia ou os últimos 15. A ordem não interfere, mas é importante que haja tempo suficiente para organizar e conciliar as suas atividades com as demais obrigações da empresa, como é o caso de reuniões e eventos esporádicos.

3. Defina uma lista de prioridade

Após conseguir se organizar e mapear todas as tarefas, um passo muito importante é conseguir priorizá-las. Para isso, você pode criar uma categorização e segui-la de acordo com o que mais faz sentido para o seu dia a dia. Alguns exemplos de indicadores para priorização de tarefas são: data de entrega, nível de dificuldade, urgência e relacionamento com o cliente.

4. Não acumule tarefas

O ponto principal da organização nas rotinas do trabalho é: não deixar acumular um grande número de tarefas. A forma mais eficiente de fazer isso é desenvolver uma comunicação o mais eficiente possível com o seu time e acordar prazos reais e cumpríveis. Além disso, não deixe para amanhã o que você pode fazer no dia, isso com certeza irá evitar o acúmulo de serviços e, consequentemente, a queda da qualidade.

5. Respeite seu tempo de produção

Cada pessoa tem um tempo e processo individual para produzir tarefas, portanto, é essencial respeitar o próprio tempo e não ir além do suportável. Ao trabalhar mais do que consegue, você se cansa mais rápido, aumentam as chances de frustrações, diminui a qualidade das entregas e abre margem para erros repetitivos.

6. Separe por etapas

O desespero ao visualizar um grande fluxo de atividades é comum em diferentes setores. Mas, para conseguir otimizar tempo e executar todas as tarefas, é essencial separar todas as etapas de produção, desde o planejamento até a entrega. Além disso, é importante ter dias de intervalo entre uma etapa e outra, a fim de garantir a qualidade final.

7. Use uma agenda para o planejamento

Organizar seus horários e eventos é uma etapa fundamental para conseguir seguir de forma regrada com todos eles. Além disso, a utilização de uma agenda digital possibilita que seus colegas de trabalho visualizem sua disponibilidade para novos compromissos dentro do horário de trabalho.

8. Organize seu espaço físico

O espaço físico pode ser um fator decisivo para a concentração, portanto, invista em espaços com poucos objetos de distração e que colabore para a sua criatividade. É importante lembrar que o espaço físico é onde você passará mais tempo do seu dia, por isso, deixe ele o mais confortável possível.

9. Conte com a tecnologia a seu favor

Hoje em dia é muito comum que haja diferentes aplicativos e plataformas web, como os gerenciadores de tarefas, por exemplo. Contudo, vale a pena pesquisar bastante para encontrar uma ferramenta tecnológica que realmente faça sentido para o seu dia a dia.

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