6 ferramentas tecnológicas que irão otimizar seu dia a dia no trabalho

Atualmente, mais do que nunca, as empresas precisam se adaptar ao contexto digital e contar com ferramentas tecnológicas para otimizar processos, reduzir custos e alcançar melhores resultados.

No meio de tantas possibilidades, é importante saber quais objetivos serão alcançados através das tecnologias escolhidas e quais atividades elas irão substituir ou melhorar. Isso garante melhor adaptação da equipe e menores riscos de gastos desnecessários.

Quer entender o que é a tecnologia jurídica e como ela pode colaborar positivamente para o seu negócio? Continue lendo este artigo!

Benefícios de contar com a tecnologia?

Além dos benefícios já citados, como a otimização de tempo e redução de custos, contar com as ferramentas digitais pode significar melhor aproveitamento dos recursos organizacionais e diminuição dos retrabalhos causados por ruídos na comunicação e processos mal estruturados.

O aumento da produtividade e o engajamento da equipe são fatores que são impactados diretamente com a adesão das ferramentas. Por isso, se ainda não conta com elas em seu negócio, é importante começar a considerá-las como opção.

A seguir, listamos seis opções que podem ser inseridas de forma prática e rápida na rotina de trabalho de qualquer área. Confira!

6 ferramentas tecnológicas para otimizar seu dia a dia

Há uma infinidade de possibilidades: algumas ferramentas, gratuitas ou pagas, podem ser implementadas de forma bem simples, por vezes, apenas através de acesso online.

Veja abaixo algumas das opções mais conhecidas:

Trello

Um dos organizadores mais comuns de tarefas é o Trello. Nele, é possível organizar as atividades, funções e até separar áreas através de quadros e subquadros. Uma de suas  vantagens é a oportunidade de criar quadros específicos para cada pessoa e compartilhar com elas.

Portanto, todas as pessoas da equipe podem ter acesso aos quadro geral e cada uma, dentro desse principal, ter um subquadro com seu nome e suas tarefas diárias, por exemplo. Também é possível criar um workflow com etapas (planejamento, produção, revisão e aprovação), onde os cartões das tarefas podem ser movidos conforme avançam.

Google Calendar

Um calendário on-line e com possibilidade de cruzar agendas de duas ou mais pessoas, esse é o Google Calendar. Um dos principais benefícios dessa ferramenta é que há a possibilidade de marcar reuniões com uma ou mais pessoas da sua equipe, sem que haja conflito de eventos, já que é possível conferir antes os horários livres através da ferramenta de pesquisa.

Há outras possibilidades dentro desse calendário, como: configurar horário de trabalho, hora de almoço e configurar reuniões recorrentes, como as de acompanhamento de progresso.

Checklists online

É normal que o volume de tarefas possa dificultar a organização do time e atrapalhar no fluxo de entrega. Por isso, é indicado contar com checklists on-line, que possibilitam criar listas de tarefas baseadas em clientes e prioridades, podendo até usar etiquetas para separá-las em alguns casos.

Um exemplo é o Checkli, um criador gratuito para tarefas recorrentes e processos de equipe. Uma maneira simples de gerenciar e compartilhar checklists privados e processos de equipe recorrentes.

Gerenciador de tarefas

Dentro de uma empresa, é importante conseguir acompanhar as atividades que são realizadas, quais os recursos utilizados nelas e qual o tempo gasto para cada uma. Isso ajuda a entender se há valor gerado para a empresa ou se tem a necessidade de melhorias dentro do fluxo de trabalho.

Neste caso, a Asana é uma excelente ferramenta. Possui chat, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de atividades (que pode ser organizada também por meio de quadros) e fórum de discussão.

Drive

Uma das melhores e mais eficientes opções para armazenar documentos na nuvem, é o Drive. Ele permite a criação de diferentes tipos de documentos, como: planilhas, apresentações e notas. Qualquer uma das opções podem ser acessadas de qualquer dispositivo com internet e a qualquer momento, facilitando assim a localização de documentos importantes.

Todos os documentos criados através do Drive podem ser compartilhados com a sua própria equipe ou com os clientes, isso é possível pois há como definir a privacidade, por exemplo: quem pode somente visualizar, comentar ou editar o arquivo.

Aplicativos de comunicação interna

É essencial que a sua equipe interna tenha uma comunicação eficiente, a fim de extinguir os ruídos de comunicação que ocasionam falhas recorrentes. Há diversas possibilidades, como, por exemplo: Slack, Hangouts, Skype e Teams. Algumas dessas opções tem opções pagas e gratuitas, basta apenas identificar qual supre melhor as necessidades da sua empresa.

Agora que você já conhece ferramentas tecnológicas básicas que podem auxiliar na rotina do dia a dia da sua empresa, saiba como a automação de atividades de baixo valor agregado pode acarretar para o seu negócio. Para isso, basta acessar o seguinte artigo: Tecnologia e serviços jurídicos: a automação pode otimizar a gestão de volumes no setor.