Ofícios judiciais: passo a passo para emiti-los
Ofícios judiciais são documentos formais para comunicar, solicitar ou reivindicar algo a uma pessoa pública, física ou empresa. Por se tratar de uma ação formal, é necessário ter atenção ao processo de produção e sempre revisar antes de enviar aos destinatários.
Os ofícios devem ser claros e coerentes quanto ao seu objetivo final, evitando que haja espaço para interpretações variadas. O ofício judicial é utilizado, principalmente, a fim de facilitar a organização interna e controlar as respostas e andamentos de processos.
Para obter sucesso nessa demanda, é essencial entender quais são os passos a serem seguidos até a emissão dos ofícios. Portanto, confira-os abaixo!
1. Elabore um cabeçalho
Sendo o responsável pela identificação do emissor, é essencial que o cabeçalho tenha todas as informações de quem está enviando o documento. Outro ponto que deve ser levado em consideração é que deve ser desenvolvido e encaminhado em folha timbrada com o logo, por exemplo, da empresa responsável.
Algumas informações podem ser inseridas no rodapé da página, porém é essencial serem de fácil visualização e compreensão. Os dados que são imprescindíveis para o cabeçalho e não podem ser esquecidos, são:
- Dados pessoais: RG, CPF e registro profissional;
- Informações para contato: e-mail, site e correspondência eletrônica.
2. Faça a numeração
Numerar os ofícios é uma das ações que mais importantes a longo prazo, isso porque após serem enviados, geram um grande volume de respostas e comentários, que são notificados ao emissor. Para controle interno, numerar pode facilitar na localização dessas respostas e um acompanhamento efetivo de cada caso individualmente.
Uma outra opção, e que pode complementar a numeração, é definir siglas para cada modelo de ofício. Por exemplo: “ofício de comunicação recorrente” poderia ser substituído por “OCR” e ter o número logo a frente, otimizando ainda mais o dia a dia do emissor para o acompanhamento.
3. Insira data e local
Sendo relevante tanto para quem emite quanto para quem recebe o ofício, a inserção da data e local é necessária para o controle interno e cumprimento de prazos estipulados. É importante estar atento ao recebimento, já que as datas começam a ser contadas a partir do momento que o oficiado realiza a assinatura.
4. Indique o destinatário, assunto e mérito
Sendo uma das etapas que mais necessitam de atenção e responsável pela chegada do documento até o receptor, a indicação do destinatário deve ser o mais detalhada possível, a fim de reduzir chances de extravios ou perdas de informações.
Quando enviado para grandes empresas, além das informações pessoais e de contato, é válido informar outros dados como: cargo e setor do destinatário. Ainda, é essencial indicar o motivo, mérito, pelo qual o ofício foi enviado, qual o prazo de respostas e quem elas devem ser enviadas.
Além do destinatário e mérito, é muito importante que o assunto seja o mais claro e objetivo possível, assim é possível que ele seja respondido em menos tempo e com mais assertividade.
5. Gere protocolos
Protocolar todos os ofícios judiciais enviados é uma das maneiras de garantir segurança quanto a processos internos por falta de resposta, com a protocolização é possível saber a data de recebimento e se o prazo já foi esgotado, por exemplo. Além disso, com protocolos gerados é possível analisar ofícios sem respostas, quais precisam de revisão e quais podem ser finalizados, por exemplo.
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