Tecnologia e serviços jurídicos: a automação pode otimizar a gestão de volumes no setor
A tecnologia vem ajudando departamentos jurídicos e escritórios de advocacia a gerirem serviços com eficiência. Os motivos são uma série de automações nos processos internos e soluções de inteligência artificial, que otimizam a produtividade e economizam recursos.
Muitas organizações ainda não passaram por essa transformação digital, especialmente porque é natural ter dúvidas e buscar informações antes de seguir uma tendência de mercado. Mas certamente, existe espaço para melhorar o que ainda não foi explorado pelos gestores.
Neste conteúdo, explicamos por que aplicar a tecnologia aos serviços jurídicos é a melhor estratégia para construir vantagens competitivas e melhorar o desempenho de escritórios e departamentos jurídicos. Não deixe de conferir!
Os desafios do setor jurídico
O setor jurídico está em constante transformação e sempre busca mais eficiência e celeridade em seus serviços. Isso pode ser visto nas tendências processuais dos últimos anos:
- processo judicial eletrônico;
- audiências eletrônicas;
- incentivo a solução consensual de conflitos;
- mecanismos processuais para lidar com demandas repetitivas;
- reconhecimento do princípio da duração razoável do processo;
- simplificação de procedimentos no CPC2015.
Essa preocupação se estende aos escritórios e departamentos jurídicos — que internamente também enfrentam dificuldades. Os desafios são os mais diversos:
- controlar todos os processos judiciais vinculados ao escritório ou departamento jurídico;
- fazer a gestão de demandas extrajudiciais;
- reduzir falhas humanas, que geram prejuízos e retrabalho;
- lidar com um grande volume de tarefas;
- receber e cumprir ofícios e determinações;
- acompanhar prazos, diligências e audiências;
- transformar volumes de dados em informações úteis.
Vale ressaltar, ainda, que cada vez mais os advogados são valorizados pelos resultados práticos e pelo impacto das ações nos negócios. As atividades precisam gerar vantagens competitivas, criando oportunidades de receita e reduzindo despesas para indivíduos e organizações.
As principais soluções digitais para o setor jurídico
O uso preciso da tecnologia é o caminho para solucionar os desafios e inserir o setor jurídico na Era Digital. Com ela, padronizamos atividades e automatizamos tarefas, tornando os serviços jurídicos mais ágeis e econômicos, bem como reduzimos erros. Além disso, as soluções de inteligência artificial apoiam os profissionais na tomada de decisão. Afinal, o setor jurídico produz uma série de dados, que podem ser coletados e interpretados para uso na estratégia do escritório ou departamento jurídico.
Software de gestão de processos jurídicos
A primeira solução de tecnologia indispensável para modernizar os serviços jurídicos são os softwares de gestão. Com essa ferramenta, realizamos a transferência de tarefas burocráticas: a solução digital automatiza ações repetitivas, eliminando a necessidade de participação humana nas atividades.
Os exemplos de automação são muitos:
- recorte de publicações e atas;
- identificação de movimentações processuais;
- monitoramento de citação;
- captura de novas ações;
- alerta de prazo;
- opção de elaborar automaticamente peças jurídicas;
- aplicação de indicadores de desempenho;
- cadastramento de informações processuais.
Com a execução da parte burocrática, os profissionais conseguem direcionar os esforços para avaliação de demandas, escolha de medidas legais e identificação de oportunidades. Logo, o jurídico deixa de ser uma área presa a tarefas repetitivas e pode contribuir de forma estratégica para pessoas e organizações.
Em um case de sucesso, a Finch ajudou um grande escritório de advocacia a gerir mais de 280 mil processos judiciais. Com uma plataforma de soluções usando, fluxos de processos, automação e inteligência artificial, foi possível alcançar 100% das audiências e diligências gerenciadas, bem como uma redução de 35% nos custos.
Além disso, o volume de processos passou a requerer apenas 30% da força de trabalho, composta por advogados, em comparação com o cenário antes da implementação. Logo, a organização agora demanda uma equipe enxuta e liberou a força de trabalho para atividades estratégicas.
Jurimetria
A tecnologia de jurimetria contribui para tomada de decisão e gerenciamento de riscos. Isso porque, conseguimos ampliar o espaço amostral das pesquisas de jurisprudência, aumentando o nível de confiabilidade das avaliações realizadas.
Por ampliar o espaço amostral, entenda o seguinte: você consegue abranger todas as decisões de uma base de dados, identificando padrões e tendências que mostram se o resultado foi favorável ou desfavorável, valores e outras tendências nos processos.
Logo, difere de uma pesquisa manual, em que a confiabilidade é menor, bem como é difícil cruzar informações de um grande volume de processos.
Com a jurimetria estratégica, por exemplo, é possível analisar um banco de dados com as decisões de cada uma das varas de uma comarca, verificar o posicionamento da 2ª instância, entender qual é a tese predominante em tribunais superiores etc. O conhecimento também permite a avaliação objetiva da estratégia processual:
- quando é o momento de propor um acordo;
- em que casos é possível obter uma decisão favorável;
- se vale a pena recorrer de uma decisão;
- quais argumentos são mais aceitos.
Para entender a implicação prática, podemos citar o case de motoristas de aplicativo na justiça do trabalho. Nele, o processo de jurimetria analítica demonstrou que, na base da 2ª instância, 90% das decisões eram favoráveis às empresas. Logo, os advogados tiveram subsídios para traçar a melhor estratégia.
Além disso, ainda temos outro case no qual os dados são usados no planejamento e posicionamento do departamento jurídico em relação ao contexto interno e externo da organização, seus riscos e oportunidades.
Business Process Outsourcing (BPO)
A terceirização de processos de negócios é uma ferramenta essencial para lidar com grandes quantidades de processos judiciais. Na prática, as duas medidas mais comuns são transferir audiências e diligência para outros profissionais.
Nesse meio, a tecnologia permite acompanhar as pendências e controlar os diversos recursos humanos, que podem estar espalhados em todo território nacional. Logo, alcança-se a visibilidade sobre demandas abertas, entregues, atrasadas etc.
O controle em tempo real é fundamental para gerenciar riscos. Muitas vezes, as medidas legais esperam o retorno de uma tarefa para serem concluídas, como verificar se houve a citação postal junto ao cartório ou obter cópia de documento.
Logo, sem visibilidade, é difícil tomar providências antes que prazos sejam perdidos, bem como podemos deixar de encaminhar informações necessárias a tempo.
Gestão de ofícios
As ferramentas de tratamento do backlog de ofícios também representam uma importante contribuição da tecnologia para os serviços jurídicos. Geralmente, essas comunicações exigem a mobilização de diferentes setores da empresa, sempre em contato com o setor jurídico. Portanto, abrem-se diversos fluxos de trabalho, que precisam ser acompanhados de ponta a ponta.
Os benefícios da tecnologia na gestão de serviços jurídicos
Nas diversas ferramentas apresentadas, alguns benefícios são recorrentes e vão representar vantagens competitivas para escritórios e departamentos jurídicos. A seguir, listamos as quatro mais importantes.
Maturidade de processos
A tecnologia força o amadurecimento dos processos de gestão. Isso significa dizer que eles deixam de ser informais e espontâneos, tornando-se padronizados, documentados, controlados e voltados para melhoria contínua.
Redução de custos
Outro benefício é conseguir executar mais serviços, necessitando de menos tempo e pessoas alocadas nas atividades. Além disso, as despesas de erros e retrabalhos caem, porque a automação implementa um padrão a todas as tarefas e libera tempo para realizar as atividades humanas com exatidão.
Inteligência e estratégia
As soluções digitais também conseguem transformar grandes volumes de dados em informações qualitativas, bem como coletam indicadores de desempenho. Com isso, temos conhecimento para tomar decisões mais eficazes e definir a melhor estratégia para cada demanda processual.
Identificação de oportunidades
As soluções de automação e inteligência artificial são responsáveis ainda por levantar oportunidades com impacto financeiro para empresas e clientes. É o caso, por exemplo, de reduzir os custos com acordos judiciais nos casos em que há elevado risco de condenação, de identificar recursos providos em um tribunal e de saber previamente qual é o posicionamento mais comum do juiz.
Em síntese, a transformação digital dos serviços jurídicos oferece ferramentas de inteligência e gestão para os profissionais do Direito. Com elas, os especialistas minimizam as tarefas repetitivas e burocráticas, alocando o esforço do departamento jurídico ou escritório naquilo que realmente interessa para o sucesso da organização.
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