BPM no setor jurídico: as vantagens do Business Process Management

A gestão dos processos jurídicos de uma empresa costuma ser complexa e ainda é um desafio para muitos gestores. Nesse sentido, ao investir de forma eficiente no BPM, é possível facilitar essa tarefa e aproveitar diversos benefícios no negócio. Afinal, essa pode ser uma forma de garantir mais eficiência para as rotinas internas.

Portanto, se você ainda não conhece essa solução ou tem dúvidas sobre as vantagens de utilizá-la, é essencial aprender mais sobre o tema. Dessa maneira, será mais fácil analisar se a alternativa é adequada para o negócio e adotar as medidas necessárias para implementá-la, se for o caso.

Quer saber mais sobre o tema? Neste conteúdo, você entenderá o que é BPM, como ele pode ser utilizado no setor jurídico e os benefícios que ele proporciona. Confira!

 

O que é BPM e como funciona na prática?

 

A sigla BPM significa Business Process Management, que pode ser traduzido como Gestão de Processos de Negócio, em português. Esse é o conjunto de práticas focadas em gerenciar e melhorar os processos internos de uma empresa. Para tanto, ele envolve diversas etapas, como:

• identificação: fase de mapeamento de todos os processos para entender as tarefas existentes, os responsáveis e outros dados relevantes;
• modelagem: os processos mapeados são modelados para facilitar sua avaliação de forma correta. Aqui, é comum estruturar formas de realizar diferentes simulações;
• análise: é feita a análise de todos os processos modelados para identificar problemas, gargalos e pontos de melhoria;
• melhoria: a partir da análise, é estruturado o plano de ação com adoção de medidas para otimizar os processos do negócio;
• monitoramento: por fim, é preciso monitorar as melhorias realizadas para garantir o bom funcionamento dos fluxos e fazer outras otimizações no futuro.

Na prática, é comum que o BPM envolva a automação de processos, o aprimoramento da comunicação interna, a eliminação de etapas desnecessárias e a estruturação de etapas de controle de qualidade. Por ser bastante abrangente, a estratégia pode ser aplicada em diferentes setores e processos da empresa.

No setor jurídico, por exemplo, o BPM pode ser implementado para otimizar todos os processos, como gestão de contratos, confidencialidade de informações e compliance.

 

Por que utilizar o BPM no setor jurídico?

 

O setor jurídico de uma empresa é bastante sensível, já que envolve situações relevantes relacionadas aos colaboradores, contratos com clientes e fornecedores, cobranças, cumprimento de obrigações gerais e outras questões. Nesse cenário, o BPM pode ser usado para garantir a aplicação de boas práticas e auxiliar no gerenciamento de riscos.

Para entender melhor por que vale a pena adotar a ferramenta, veja quais são as principais vantagens que ela proporciona!

 

1. Transparência e visão total dos processos

 

O setor jurídico precisa lidar com diversas tarefas no dia a dia, que podem envolver regularização de documentação, elaboração e avaliação de contratos, resolução de conflitos, atuação em processos judiciais, entre outras. No entanto, acompanhar essas questões de maneira eficiente é bastante desafiador.

Com um BPM no setor jurídico, por outro lado, é possível estruturar facilmente um acompanhamento completo de todos os processos. Assim, a equipe consegue ter uma visão ampla sobre as atividades realizadas, otimizando a comunicação interna. Ao mesmo tempo, a estrutura proporciona maior transparência e alinhamento entre todos os envolvidos nas tarefas.

 

2. Mais controle sobre as informações

 

O BPM passa por diversas etapas que proporcionam uma estruturação completa do setor e a definição de meios de acompanhar as melhorias realizadas. Por esse motivo, é comum que as práticas adotadas facilitem o controle das informações internas, além de viabilizar a padronização dos dados.

Ainda, considerando que existem diversos processos que podem ser mais complexos, envolvendo mais etapas, participantes, autorizações e outros fatores, o BPM colabora com o controle. Isso porque ele pode envolver o uso de ferramentas de automação que auxiliem na gestão interna.

 

3. Redução de riscos de erros

 

Como o BPM otimiza processos e pode contar com a automação, também é possível reduzir os riscos de erros nas atividades. No setor jurídico, essa é uma questão de grande relevância. Isso porque a perda de prazos processuais ou a falta de observância de uma regra específica pode trazer grandes impactos para o negócio.

Com a redução de erros nos processos, há menos chances de ter problemas nos registros realizados. Como resultado, a confiabilidade das informações aumenta. Ao mesmo tempo, ao utilizar ferramentas adequadas na implementação das práticas de BPM, também é possível ampliar a segurança de dados, adequando o negócio à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

 

4. Aumento da produtividade

 

As vantagens anteriores, assim como as fases envolvidas na implementação do BPM, facilitam os fluxos de trabalho e otimizam rotinas. Isso porque ele elimina etapas desnecessárias, melhora a comunicação interna e reduz os erros — e, consequentemente, os retrabalhos.

Tudo isso traz um grande benefício para o departamento jurídico: o aumento da produtividade. Desse modo, os profissionais terão mais tempo para dedicar às tarefas mais complexas e relevantes, enquanto contam com uma estrutura voltada a ampliar a eficiência no trabalho.

 

5. Redução de custos

 

O BPM também pode reduzir os custos do negócio. Então, embora ele possa exigir alguns custos iniciais, ele proporciona um ótimo retorno para o investimento. Ao otimizar os processos internos e ampliar a produtividade, os custos operacionais são reduzidos, já que a empresa conseguirá produzir mais com menos recursos.

Já a redução de erros e o maior controle sobre as tarefas permitem aprimorar a gestão de riscos. Logo, a empresa fica menos suscetível a falhas que podem resultar em prejuízos. Isso porque erros no setor podem resultar na aplicação de sanções diversas, perdas financeiras ou ações judiciais contra a empresa.

 

Qual é a importância da tecnologia na área jurídica?

 

Ao conhecer o conceito de BPM e a sua aplicação no setor jurídico, é preciso entender como adotar essas práticas. Com o desenvolvimento das assinaturas e dos processos eletrônicos, assim como evolução dos sistemas ligados às obrigações empresariais, a tecnologia passou a estar mais presente no setor.

Portanto, recorra a ela quando for implementar melhorias na área. Por meio de ferramentas adequadas, será possível:

• automatizar tarefas;
• melhorar processos;
• coletar, acessar e armazenar dados de modo seguro.

No mercado, é possível encontrar vários softwares com essa finalidade. Entretanto, é preciso considerar as especificidades de cada setor no momento de decidir. Nesse sentido, vale a pena buscar uma solução especializada para a realização do BPM na área jurídica.

Isso porque as questões legais exigem a observância de requisitos específicos para garantir a conformidade da empresa. Assim, ao contar com sistemas focados nesse setor, é possível melhorar a gestão de fluxos e processos, automatizar atividades, padronizar rotinas e conquistar maior eficiência.

Em resumo, o BPM no setor jurídico pode trazer diversas vantagens, como aumento da eficiência, redução de custos e melhoria da qualidade dos processos. Entretanto, a sua implementação exige um bom planejamento e a adoção de ferramentas especializadas para trazer mais eficiência e segurança.

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