BPMN: o que é e como ele otimiza processos da gestão de contratos?

 

Diversas áreas lidam com o desafio de gerir contratos. E o investimento em ferramentas para tornar essa gestão mais efetiva, como é o caso do BPMN, traz diversos benefícios para as empresas.

O BPMN ajuda a organizar e visualizar todos os processos. Assim, a empresa tem mais facilidade para manter a conformidade e garantir que nenhum erro ocorra.

Neste conteúdo, apresentamos o que é BPMN e quais são as vantagens de contar com essa solução na sua empresa. Entenda como funciona esta representação gráfica dos processos de negócios!

 

O que é BPMN?

 

O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma ferramenta que pode auxiliar na otimização da gestão de contratos. Essa solução utiliza uma linguagem comum e uma simbologia padrão para fazer representações gráficas dos processos de negócios. Assim, permite a visualização de todas as atividades envolvidas na gestão de contratos, com clareza e transparência e serve como input de dados para automações.

Imagine que sua empresa precisa gerenciar muitos contratos com fornecedores. Utilizando o BPMN, é possível mapear todo o processo, desde a negociação do contrato até o seu encerramento. Todas as partes envolvidas vão saber suas responsabilidades e nenhum passo importante será esquecido.

A notação pode ser comparada a uma partitura musical, em que usamos símbolos para representar sons, silêncios e suas interpretações. No caso do BPMN, os processos que existem no ambiente empresarial são representados por meio de símbolos gráficos e linguagem em comum.

 

Como funciona a notação de processos?


A notação é realizada com símbolos gráficos e linguagem que vão representar os elementos presentes nos processos. Podemos citar diversos exemplos:

  • objetos de fluxo — tarefas, subprocessos, eventos, mensagens e gateways (possibilidade de dois caminhos diferentes após uma decisão);

  • objetos de conexão — setas, linhas e elos;

  • swim lanes (raias) — áreas horizontais ou verticais que vão separar os processos, por exemplo, por departamento ou tipo;

  • artefatos — objetos que condensam um conjunto de informações, como anotações, listas de pendências, formulários, documentos e imagens.

Com essa técnica, podemos representar o funcionamento de um processo. Inclusive, é algo que pode ser utilizado modelagem de fluxos de trabalho e virtualização de processo em softwares.

 

Quais são as vantagens da BPMN na gestão de contratos?

 

O BPMN permite que os contratos sejam acompanhados em todo o ciclo de vida deles. É uma forma de inseri-los em um sistema transparente e com informações amplamente disponíveis para o gestor.

 

1. Tenha uma visão sistêmica dos processos

 

O gestor enxerga um sistema, ou seja: ele vê a participação de cada atividade no resultado. Então, é mais fácil entender as relações entre os processos, assim como enxergar erros, desperdícios, gargalos e outros pontos de melhoria neles.

 

2. Desenvolva uma comunicação ágil

 

Nos contratos, é fundamental que diversos setores atuem juntos: jurídico, administrativo e financeiro. Então, é indispensável ter visibilidade sobre essas diferentes atividades, entendendo quando elas acontecem, medindo o desempenho e buscando melhorias para uma comunicação mais ágil.

 

3. Implemente um controle efetivo sobre os contratos da empresa

 

Além de enxergar todos os fluxos de trabalho, podemos fixar indicadores para mensurar os resultados de cada etapa, momentos de revisão e fases de aprovação. Assim, o controle se torna mais efetivo.

Organizamos o controle sobre o processo de gestão para evitar erros nos contratos e problemas de conformidade.

 

4. Aumente a produtividade na gestão

 

O gestor terá mais facilidade para realizar suas tarefas cotidianas, ademais, tudo estará organizado e visível para encontrar melhorias nos processos de gestão de contrato da empresa.

 

5. Tenha mais transparência na gestão de contratos

 

O BPMN cria uma linguagem comum que pode ser entendida por diferentes pessoas, tornando o processo mais transparente. Inclusive, será mais fácil prestar contas sobre as atividades realizadas, porque a padronização facilita atividades de supervisão e auditoria.

Com um sistema de gestão que utiliza o BPMN para modelagem, é muito mais fácil mapear e otimizar esse procedimento na empresa.

Um trabalho de modelagem consiste em identificar todos os processos realizados em uma empresa ou área dela, conhecendo como eles funcionam. Depois disso, o software pode ser adaptado para representar o que é realizado no ambiente empresarial.

Em resumo, o BPMN torna a gestão de contratos mais eficiente. Você terá uma visão clara e detalhada sobre todas as etapas e atividades envolvidas, podendo identificar os pontos de melhoria e ter um controle mais adequado. Por isso, escolha soluções de tecnologia inteligente para a gestão de processos, conheça o Finch Flow, gestor de fluxos e processos.

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