BPO: Por que terceirizar uma atividade? Você pode ganhar tempo e dinheiro!

Business Process Outsourcing (BPO) ou Terceirização dos Processos de Negócios é uma expressão que descreve a contratação de uma empresa por outra para realizar tarefas determinadas. Você sabia que terceirizar uma atividade pode trazer muitos benefícios, especialmente na economia de tempo e dinheiro?
 
Pensando nisso, explicamos a seguir o que é BPO, suas principais características, possíveis aplicações e seus benefícios. Confira!
 
 
O que é Business Process Outsourcing?
 
Já pensou em delegar para especialistas a responsabilidade de executar alguns processos internos de sua empresa? Isso é Business Process Outsourcing (BPO) ou terceirização dos processos de negócio. O maior objetivo é receber resultados otimizados conforme suas atividades, o que pode ser alcançado devido à expertise da empresa contratante.
 
O Business Process Outsourcing (BPO) é uma prática bastante técnica e específica. Geralmente, não abrange atividades centrais da empresa (core business do negócio), que são aquelas que geram lucro.
 
Mas isso não quer dizer que o BPO não abrange processos importantes. Pelo contrário, são processos fundamentais que possibilitam os profissionais a atingirem seu melhor desempenho.
 
Essa estratégia de terceirização se tornou bastante comum, mas não se confunde propriamente com a terceirização ampla. Isso porque uma boa estratégia de BPO requer uma avaliação completa dos processos empresariais.
 
Dessa forma, a empresa contratada consegue desenvolver um novo modelo para realizar os serviços organizacionais que assumirá. Em outras palavras, não é uma simples transferência de trabalho. A ideia é ter especialistas que agregam conhecimento, tecnologia e qualidade aos procedimentos.
 
 
Quais as principais aplicações do BPO?
 
O Business Process Outsourcing (BPO) apresenta diversas aplicações. Como mencionamos, não é qualquer processo que é objeto dessa terceirização. Os gestores devem avaliar sua própria organização interna para perceber eventuais possibilidades.
 
Em um banco, por exemplo, a segurança da informação não possui processos referentes à atividade principal do negócio, que é a atividade financeira. No entanto, é difícil ver uma terceirização desse departamento, porque ele precisa estar muito próximo da rotina da empresa.
 
Por outro lado, em um negócio jurídico, a contabilidade pode ser objeto de um Business Process Outsourcing. O mesmo acontece com o processo de cobrança, uma das atividades pré-litígio muito comuns no ambiente jurídico.
 
Há um grande universo de aplicações do BPO, e destacamos a seguir a gestão de documentos e a automação de processos.
 
 
Gestão de documentos no contexto jurídico
 
Gestores jurídicos que possuem muitas dificuldades em fazer uma gestão de documentos em processos relevantes podem ficar aliviados. Esse é um dos âmbitos passíveis de aplicação do Business Process Outsourcing (BPO), inclusive na modalidade e-BPO.
 
Notificações extrajudiciais, protesto de títulos, cartas de anuência, certidões de protesto, e-mail registrado e registro eletrônico de documentos são apenas alguns exemplos de serviços que podem ser ofertados por BPO no contexto jurídico.
 
 
Atividades pré-litígio
 
É possível, por exemplo, terceirizar suas atividades pré-litígio, como um processo de cobrança. Existem formas coercitivas de recuperar, cobrar ou quitar uma dívida do devedor, como é o caso da notificação extrajudicial. Esse é o último recurso utilizado antes de partir para o protesto de uma dívida para, enfim, recebê-la. Todo esse processo pode ser feito por terceiros, de modo que você não precisa ter um profissional dedicado especificamente a essa tarefa tão burocrática.
 
Considerando o protesto, você precisará conhecer as regras de cada cartório. Ao invés de sua empresa saber todas as regras possíveis, a empresa facilitadora pode centralizar todas as suas demandas e ir atrás dos cartórios específicos para fazer a troca de documentos, como protestos, certidões, matrículas. Dessa forma, você recebe o resultado desejado com o menor tempo possível.
 
Em outras palavras, nada de dificuldade para receber suas dívidas ou para entender e cumprir todos os procedimentos dos cartórios presentes no Brasil. Com o BPO, esses processos burocráticos são terceirizados.
 
 
Outras aplicações de BPO no contexto jurídico
 
É possível, ainda, encontrar soluções completas no formato de Business Process Outsourcing especializadas no contexto jurídico. É uma maneira que as empresas especializadas encontraram de deixar os gestores jurídicos dedicados às estratégias do negócio.
 
Com o BPO, é possível delegar:
 
  • serviços de correspondentes para atuação no Brasil inteiro para realização de diligências, como despachos, audiências, protocolos gerais, atualização processual, extração de cópias, levantamento de alvarás e outros serviços eletrônicos ou físicos;
  • automação de tarefas de backoffice para suporte da tutela de processos, como atualização dos andamentos, cadastramento de novos processos, digitalização dos processos jurídicos, inclusão e gerenciamento das peças processuais, entre outros;
  • coleta de assinaturas de documentos, com SLAs e verificação de checklist;
  • fornecimento de prepostos para representar a empresa em ações.
     
Quais os benefícios da terceirização dos processos de negócios?
 
Diante das aplicações do BPO, já é possível depreender quais são seus benefícios. De forma bastante simples, quando uma empresa especialistas assume processos secundários, seus profissionais se viram unicamente para a estratégia, para a atividade principal. Isso significa mais receitas, tarefas operacionais e estratégicas otimizadas.
 
 
Mais tempo para atividades estratégicas
 
A empresa responsável, aquela que assume seus processos internos, é especialista em determinada área. Isso significa que ela é capaz de manter ou aprimorar o nível de qualidade da execução, atingindo os resultados apontados pelo gestor que a contratou.
 
Seja na automação de processos ou na gestão de documentos, por exemplo, você perceberá que não deve mais se preocupar com essas tarefas rotineiras. Isso significa que a equipe de BPO foca nos seus processos específicos, sem ter interferência de outras demandas ou projetos, enquanto os gestores podem focar nas atividades estratégicas.
 
Em outras palavras, com a delegação de processos burocráticos para terceiros, você poderá se preocupar com o que realmente importa: o crescimento do seu negócio e a avaliação das estratégias para identificar melhorias e oportunidades na operação principal.
 
 
Otimização das tarefas operacionais
 
A execução de tarefas operacionais por especialistas traz um enorme ganho para qualquer empresa. Afinal, os especialistas estão constantemente atualizados nos assuntos em que atuam, acompanham as tendências e conhecem profundamente esse mercado. Com esse parceiro, você poderá ter mais clareza sobre as oportunidades de otimização e melhoria. Ganha-se em eficiência operacional, produtividade e, consequentemente, lucratividade.
 
 
Redução de custos
 
Muitos encaram o BPO como um custo alto e desnecessário. No entanto, a médio e longo prazo, o Business Process Outsourcing é capaz de trazer uma redução de custo significativa.
 
Pense no exemplo que demos das atividades pré-litígio. Quanto tempo você precisaria para conhecer as regras de cada cartório no Brasil? Certamente, muitas horas, que poderiam ser dedicadas à avaliação estratégica do seu negócio.
 
Ao se livrar de vários processos burocráticos, o gestor jurídico e os demais profissionais do negócio economizam bastante tempo. E isso quer dizer mais produtividade, motivação e melhores resultados. O Business Process Outsourcing é, assim, um valoroso investimento.
 
Se você pensa em otimizar seus processos internos com expertise e ter mais tempo para se dedicar a tarefas estratégicas, o Business Process Outsourcing é uma ótima saída. Com a terceirização de determinados processos de negócios, você pode se beneficiar de inúmeras maneiras.
 
Uma grande vantagem é que o BPO possui diversas aplicações no contexto jurídico. Que tal conhecer os serviços de BPO da Finch?