Saiba como aplicar metodologias ágeis na advocacia
Usar metodologias ágeis na advocacia é uma estratégia que a Finch utiliza para aumentar a eficiência do setor. Nelas, adotamos métodos e ferramentas para priorizar a interação entre pessoas, colocar as soluções rapidamente em funcionamento, colaborar com os clientes e realizar adaptações à medida que as mudanças surgem.
Essas prioridades ajudam o segmento jurídico a ser menos burocrático, bem como mais centrado nas pessoas e nos resultados. E, para concretizá-las, na prática, podemos buscar inspiração e recursos já adotados em outras áreas, como a gestão empresarial e o desenvolvimento de software.
Por isso, continue a leitura e entenda como implementar as metodologias ágeis na advocacia!
Qual a principal característica do Agile?
No Agile, modelo de trabalho baseado no manifesto ágil, em vez de um planejamento extensivo, buscamos colocar a solução rapidamente em funcionamento e desenvolvê-la a partir da experimentação.
Além disso, vemos uma mudança nesse sentido em relação à estratégia jurídica. Hoje, a posição do réu vai se adaptando conforme as mudanças — se o acordo é aceito, se é apresentada uma contraproposta, se o autor rejeita a solução amigável etc; portanto, não se tenta prever tudo que vai acontecer ou vir com um plano rígido, mas se ajustar ao cenário.
As metodologias ágeis vão ajudar os profissionais do Direito a terem entregas contínuas, colaborarem com o cliente e colocarem o foco nos resultados. Dentre os frameworks e métodos mais utilizados, podemos destacar Scrum e Kanban. Saiba mais sobre cada um deles a seguir.
Scrum
O Scrum é um modelo de trabalho que vai organizar papéis e atividades na equipe. Na prática, as equipes têm um conjunto de requisitos que precisam ser atendidos, e o trabalho acontece em ciclos curtos nos quais se resolvem especificamente essas pendências.
A lista de requisitos (backlog) é montada, ouvindo-se o destinatário da solução. O departamento jurídico, por exemplo, poderia ter um backlog com tudo aquilo que precisa ser feito em um processo, que seria atualizada à medida que esses requisitos fossem desenvolvidos durante a semana de trabalho.
Kanban
No Kanban as atividades são geridas com o máximo de simplicidade possível, e todas as tarefas devem estar à vista do time. Para isso, cria-se um quadro para mapear todas as etapas e movê-las conforme o progresso. A divisão mais comum é “entrada”, “em andamento” e “concluídas”.
Ao usar um quadro físico, as tarefas são anotadas em post-its e movidas entre os estágios do processo. Entretanto, hoje diversos softwares de gestão de tarefas já contam com a possibilidade de usar painéis digitais.
Quais ferramentas práticas podem ser adotadas?
Ao aplicar as metodologias ágeis, algumas ferramentas costumam estar presentes em diferentes métodos. Nelas, alinhamos informações, compartilhamos responsabilidade, verificamos o resultado do trabalho, entre outras atividades.
OKR’s
Os objectives and key-results são usados para definir metas claras em períodos curtos de trabalho, geralmente trimestres. São dois componentes: o que se pretende realizar (objetivo) e o resultado que demonstra que o objetivo foi alcançado (resultado-chave).
Por exemplo, reduzir o passivo trabalhista é um objetivo, enquanto a despesa 10% inferior ao trimestre anterior é um resultado-chave.
Reuniões periódicas
As reuniões diárias são momentos em que a equipe se junta para alinhar o trabalho que será realizado. Em geral, o tempo de duração desses encontros é de até 15 minutos para que os membros do time informem suas atividades e possam rapidamente trocar informações.
Já as reuniões semanais ou quinzenais têm a função de organizar o trabalho. No scrum, por exemplo, é quando será definido o ciclo de atividades que será realizada na semana, chamado de sprint. Esses alinhamentos diários e semanais são fundamentais para se adaptar às mudanças e oferecer respostas mais ágeis às situações.
Quais são os benefícios das metodologias ágeis na advocacia?
As metodologias ágeis contam com princípios bastante adequados às necessidades do setor jurídico. Isso ocorre especialmente quando tentamos deixar o Direito menos burocrático, e mudamos o foco para as pessoas e resultados.
Entregas rápidas
Em primeiro lugar, a advocacia trabalha com entregas contínuas. A todo momento, pode surgir uma demanda dentro ou fora de um processo judicial, e os prazos para responder a esses estímulos são curtos. Por isso, soluções rápidas fazem a diferença.
Agilidade na tomada de decisões
A comunicação em reuniões periódicas, cria um processo mais rápido e direto. Assim, conseguimos tomar decisões ágeis e dar conta dos imprevistos do setor, que sempre pode ter alguma mudança com novas demandas, propostas de acordo, publicações nos diários oficiais etc.
Melhoria na comunicação com os clientes
Outra característica é que departamentos jurídicos e escritórios de advocacia precisam colaborar com seus clientes. Os requerimentos, defesas e negociações levadas a cabo pelos advogados dependem dos fatos apresentados pelos contratantes. Por isso, a metodologias ágeis beneficiam o setor ao facilitarem essa comunicação.
Melhor retorno sobre o investimento (ROI)
Os advogados passam constantemente a buscar resultados para impactar os negócios e satisfazer as necessidades dos clientes. O que, aliado a maior agilidade e eficiência, melhora o retorno do investimento.
Vale ressaltar que a tecnologia é indispensável como parte desse processo de modernização do setor. Com softwares jurídicos, podemos virtualizar as atividades, eliminar ações repetitivas e ter visibilidade das tarefas do setor. Além disso, contamos com soluções de análise de dados e inteligência de negócios.
Sendo assim, as metodologias ágeis encontrarão um cenário mais próximo do ideal para serem implantadas na advocacia. Logo, vão contribuir ainda mais para um setor ágil e focado nos resultados.
Agora que você já conhece as metodologias ágeis, complemente a sua leitura e entenda quais são as funcionalidades e os benefícios do software jurídico!