Dados jurídicos: como garantir a segurança da forma correta?
Diariamente, um número impressionante de informações são geradas pelas empresas em suas atividades, e com o departamento jurídico não é diferente. Os dados jurídicos são produzidos e armazenados a todo momento, e precisamos ter muita atenção quando o assunto é segurança.
Aliás, o departamento jurídico é um dos setores que precisam dos maiores cuidados. Diversas informações confidenciais, como dados de clientes, contratos de trabalho, requerimentos de registros de marca e patente, passam pelos advogados da empresa.
Neste artigo, preparamos um guia com os cuidados para lidar com os dados jurídicos e manter o departamento em compliance. Continue a leitura e conheça boas práticas para adotar na sua empresa!
A importância da segurança dos dados jurídicos
O departamento jurídico está em contato com algumas das informações mais sensíveis em uma empresa. Afinal, as organizações dependem do setor para produzir atos públicos e privados com validade perante a lei. E essas medidas demandam informações e documentos que devem ser mantidos em sigilo.
Usar informações sigilosas
Todo contrato, por exemplo, terá informações sobre as partes envolvidas, como nomes completos, CPF, identidade, endereço e afins. Além disso, pode conter valores, segredos de negócio, cláusulas confidenciais e decisões estratégicas da empresa.
Manter a posse de documentos
Ademais, os documentos utilizados costumam ficar em posse do departamento jurídico através de cópias digitais, de forma permanente ou temporária. Assim, uma violação pode dar acesso a livros empresariais, documentos pessoais, demonstrativos financeiros, contratos, etc.
Ter acesso à informação privilegiada
Na fase de análise jurídica, que está presente em diversos processos, também podemos encontrar riscos. Imagine, por exemplo, os prejuízos de abrir informações sobre desenho industrial, patentes, acordos de negócio e produtos em desenvolvimento.
Receber dados jurídicos de terceiros
O departamento jurídico cuida, ainda, de informações e documentos de terceiros. Assim, em caso de violação, a empresa pode ser obrigada a reparar os prejuízos causados a clientes, parceiros, fornecedores e outras partes interessadas.
Causar prejuízos à imagem da empresa
As violações de dados repercutem na imagem da empresa perante as partes interessadas no negócio, como clientes, fornecedores, parceiros e órgãos públicos. Por isso, assim como os demais setores, o departamento jurídico deve estar comprometido com essa proteção.
Nesse sentido, além dos problemas legais que podem surgir das falhas de segurança da informação, a organização pode ser prejudicada em relação à reputação e imagem no mercado. É um assunto, portanto, que deve ser priorizado pelos gestores da empresa e do departamento jurídico.
A preservação da segurança dos dados jurídicos
Para garantir a segurança dos dados jurídicos, o departamento precisa trabalhar três dimensões principais: processos, pessoas e tecnologia. Um comportamento ou condição de risco em qualquer desses campos pode causar a violação, perda ou roubo de informações e documentos sigilosos.
Nos processos, os padrões adotados pelo departamento podem expor os dados jurídicos a riscos. Não ter diferentes níveis de acesso às informações, deixar de apagar dados após o uso para o qual foram enviados, e não elaborar contratos de trabalho que prevejam a confidencialidade são exemplos.
Em relação às pessoas, o departamento depende de normas e educação digital, de modo que os colaboradores não adotem comportamentos inseguros. Por exemplo, os melhores processos e tecnologias não darão conta da proteção se os profissionais compartilham senhas, abrem arquivos de origem desconhecida ou instalam programas piratas.
Por fim, a tecnologia utilizada deve acompanhar os melhores modelos de segurança da informação. Um bom exemplo é trocar soluções de armazenamento de dados local por tecnologias que utilizam a computação em nuvem.
Cinco práticas para melhorar a segurança dos dados jurídicos
Os cuidados com os processos, pessoas e tecnologia demandam ajustes nas práticas do departamento jurídico. Agora que já abordamos a importância da segurança de dados no setor, podemos listar algumas ações para minimizar os riscos. Confira cinco boas práticas!
Defina regras de segurança
Um bom começo é mapear como é o fluxo de recebimento, uso e devolução de documentos e informações no setor jurídico. Posteriormente, defina quais regras devem ser seguidas pelos colaboradores, a fim de que o trabalho seja realizado com mais segurança. Veja alguns exemplos:
- Fixar o local e a forma para armazenar os documentos recebidos;
- Confirmar a origem dos endereços de e-mail antes de abrir arquivos;
- Criar termos de confidencialidade;
- Estipular procedimentos para eliminar arquivos que não serão mais utilizados.
Lembre-se, igualmente, das medidas educativas. As equipes devem receber instruções como evitar trocar as senhas com frequência, manter o sistema operacional atualizado e não compartilhar dados jurídicos sem autorização, complementando as instruções sobre o uso dos documentos e informações.
Invista em infraestrutura adequada
A infraestrutura do departamento também pode minimizar os riscos de violação de dados. Salas com acesso restrito para guardar documentos, locais privativos para reuniões, computadores individuais e diversas outras melhorias no ambiente de trabalho podem reduzir as chances de informações e documentos serem obtidos indevidamente.
Restrinja o acesso aos dados
Considere restringir o acesso às informações. O ideal é que os documentos estejam digitalizados e armazenados em meios que possibilitem essas limitações, como um software jurídico. Avalie também a relação entre o cargo e a importância da informação, ao definir os responsáveis pela elaboração de peças, documentos, contratos, etc.
Siga a LGPD à risca
O departamento jurídico deve estar atento às regras da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). A legislação classifica as diferentes categorias de dados, traz exigências quanto à segurança da informação e fixa procedimentos para uso adequado das informações sobre pessoas.
É importante que os profissionais conheçam as normas e façam uma revisão dos procedimentos internos. Assim, podem minimizar os riscos de violação de dados pessoais e evitar que a empresa seja responsabilizada.
Use a tecnologia como aliada no processo
A tecnologia será uma grande aliada para manter a segurança de dados. Um software jurídico que segue adequadamente todos os requisitos de segurança e está atualizado com a nova LGPD faz a diferença.
Na prática, além de fornecer ambientes mais seguros para manter informações e documentos, o software fixa padrões para que as pessoas corram menos riscos ao recorrer ao uso de dados. Ademais, diversas atividades são automatizadas, o que minimiza as oportunidades de erros e desvios no processo.
Com um software jurídico que armazena dados na nuvem, a empresa também conta com os padrões de segurança das maiores empresas de tecnologia. Assim, está menos exposta a ataques e roubos de informação, principalmente em comparação com o uso de computadores e servidores internos.
Nessa solução, a tecnologia deixa de depender da instalação no ambiente físico da empresa, acessada como serviço pela internet. Logo, o software é mantido em constante funcionamento com as licenças, backups de arquivos e atualizações necessárias.
O software jurídico também traz padrões claros para cadastramento de informações, restrições de acesso ao sistema e formas de armazenar arquivos. Logo, com orientações bem definidas, as equipes podem fazer um uso mais adequado das informações e documentos, minimizando os comportamentos inseguros.
Sendo assim, a tecnologia é um excelente ponto de partida para minimizar os riscos de segurança da informação. Combinada com bons processos e comportamentos adequados das pessoas, protegerá a empresa contra violação, perda e roubo de dados jurídicos, preservando as informações e imagem de marca da organização.
Para aprofundar os conhecimentos sobre proteção de dados, complemente a leitura com o artigo com os principais erros de segurança da informação!