Conheça a prática paperless e como ela auxilia nas tarefas

O paperless é uma mudança cultural nas empresas, na qual o papel e as tarefas manuais são substituídos por soluções digitais. Assim, a redução desse insumo simboliza a transformação da organização, além de produzir efeitos práticos em relação ao custo e eficiência das atividades.

No segmento jurídico, o processo eletrônico nos tribunais foi um dos grandes marcos do conceito paperless. Afinal de contas, há pouco tempo nem mesmo se os profissionais quisessem, conseguiriam digitalizar integralmente os serviços de escritórios e departamentos, porque a entrega se dava através de documentos físicos.

A seguir, reunimos algumas práticas que já podem ser adotadas para implementar o paperless com recursos de digitalização e automação. Continue a leitura e conheça essa tendência para aplicar no seu departamentos jurídico ou escritório de advocacia!

 

Quais processos utilizam o paperless?

 

A gestão “sem papel” é uma estratégia que pode ser adotada em diferentes áreas e atividades administrativas. O papel é um insumo consumido nos processos de comunicação interna e armazenamento de informações, assim, quase tudo depende dele até que a organização implemente a digitalização.

Quando implementamos uma gestão digital, também conseguimos eliminar diversas tarefas manuais e repetitivas, que estão ligadas aos documentos físicos. O próprio processo judicial eletrônico deixa claro essa realidade. Veja o exemplo simples do fluxo de trabalho para extrair uma cópia dos autos processuais:
- antes da digitalização:

• ir até o forum;
• solicitar os autos no balcão;
• fazer a carga;
• levar até uma empresa de fotocópias ou o próprio escritórios;
• destacar todas as folhas;
• fazer fotocópias na máquina de xerox;
• retornar ao fórum para devolução.

 

- depois da digitalização:

• usar a plataforma do processo eletrônico do respectivo tribunal;
• pesquisar pelo processo;
• acessar a íntegra dos autos;
• baixar as páginas necessárias.

 

Mais do que gerir sem papel, o paperless traz eficiência para os processos e atividades, especialmente quando somado à automação de processos. Veja algumas aplicações.

Armazenamento em nuvem

A computação em nuvem não só substitui os arquivos físicos, como a necessidade de manter os documentos no computador. Nela, o armazenamento funciona como um serviço digital, e todas as pessoas autorizadas, com usuário e senha, podem visualizar, editar e compartilhar as informações, conforme os poderes definidos.

Outra vantagem é que conseguimos dispensar livros físicos, planilhas e arquivos de texto locais. As plataformas para gestão adotam o conceito de software como serviço, e basta acessar o sistema para ter acesso aos processos, bancos de dados e informações necessárias, digitalmente.

Registro eletrônico de documentos

Com os certificados digitais e assinatura digital o paperless alcança os documentos que necessitam de algum tipo de autenticação. É o caso das petições, contratos, ordens de serviço, ofícios, procurações, entre outros.

Vale ressaltar que esses atos praticados por meio eletrônico são plenamente válidos e encontram respaldo na Lei 13.874/2021. O inciso IX do caput do art. 3º equipara os documentos digitais aos físicos, trazendo condições legais para aplicar o paperless.

Outra tendência são os cartórios de tabelionato eletrônicos, que já oferecem serviços digitais, com base no provimento 100/2020 do CNJ. Diversos atos, como emissão de certidões, registro de procurações e escrituras públicas, já podem ser realizadas por meio eletrônico, recorrendo-se a videoconferências se for o caso.

Perceba que a gestão sem papel pode ser implementada mesmo em situações em que os documentos físicos pareceriam difíceis de serem abandonados, em um primeiro momento.

Treinamento de equipes

As atividades ligadas à qualificação profissional recorrem aos recursos digitais com alguma frequência. Além do ensino a distância, os materiais didáticos podem ser oferecidos em formatos digitais, como vídeos, áudios e e-book. Logo, é uma das formas de você implementar o paperless ao adotar treinamentos no seu escritório ou departamento.

Uma das vantagens da digitalização na educação é a escalabilidade. Nos programas de treinamento, por exemplo, isso permite que os materiais sejam replicados para um número indeterminado de pessoas, reduzindo os custos das capacitações.

Comunicação

A troca de informações dentro das empresas, escritórios e departamentos praticamente já não depende mais do papel. Entre as tendências, percebemos uma busca por sistemas que consigam centralizar a comunicação, como softwares que gerenciam tarefas com todos os profissionais atuando na mesma plataforma.

Além disso, atos processuais, diário oficial, ofícios e notificações extrajudiciais por meio eletrônico são alguns exemplos de comunicação sem papel. Em alguns casos, ainda se utiliza o papel, como o envio de cartas com aviso de recebimento, mas a tendência é vermos cada vez menos esse tipo de expediente.

 

Quais são os benefícios de adotar o paperless?

 

Os benefícios do paperless podem ser diretos e indiretos. Os ganhos diretos correspondem a substituição do papel em si, enquanto os indiretos as práticas que se tornam possíveis a partir do momento em que adotamos uma gestão digitalizada. Conheça as vantagens!

Diminuir custos

Eliminar o papel reduz a quantidade de insumos e despesas de escritório, como folhas A4, toner de impressora, gastos com xerox, transporte para entrega e recebimento de documentos, entre outros gastos.

Um caso exemplo recente ocorreu na prefeitura de São Paulo, em que a eliminação de documentos públicos e publicações oficiais por meio físico gerou uma economia de 51 milhões de reais, estimada pelo município.

 

Garantir a integridade documentações

Os documentos digitais podem ser preservados de modo a assegurar o conteúdo, com menos riscos de alteração e perdas. Esse objetivo é atingido mais facilmente com o uso da computação em nuvem, em que um mesmo arquivo ou banco de dados está espalhado em inúmeros servidores. Logo, é possível recuperar as informações, garantindo sua integridade, diante de imprevistos.

Segurança da informação

O paperless traz vantagens também em relação aos controles de acesso e à proteção dos documentos contra violações. Aliás, a segurança da informação deve estar na pauta dos departamentos jurídicos e escritórios, pois a LGPD trouxe uma série de obrigações para quem lida com dados pessoais, e ser digital ajuda a cumprir os critérios de segurança.

Coleta de dados

O trabalho de inteligência é ágil e efetivo, porque as análises recaem sobre bancos de dados com informações em formato digital, entre outros motivos. Com isso, por exemplo, gerar relatórios e visualizar indicadores de desempenho automaticamente, em vez de montar planilhas com informações coletadas em documentos físicos.

Outro ponto importante de os dados estarem digitalizados é o uso da Jurimetria e a aplicação do conceito de data driven. Hoje, as decisões e estratégias dos profissionais do Direito podem estar embasadas em análises de grandes volumes de dados, usando da estatística para entender a situação e fazer as melhores escolhas.

Compartilhamento das informações

A gestão sem papel traz vantagens em relação à visibilidade e compartilhamento dos arquivos. Com recursos digitais, localizamos facilmente os documentos relevantes, sem recorrer a longos períodos de busca e pesquisa por informações. Logo, ganhamos mais agilidade ao eliminar tarefas manuais.

Condições para automação de tarefas

As automações de tarefas, que facilitam o trabalho dos profissionais do Direito, somente são possíveis com informações em meio eletrônico. Podemos citar como exemplos as diversas atividades que dependiam do papel agora podem ser feitas digitalmente:​

• recorte digital;
• castro de clientes;
• controle da carteira de processos jurídicos;
• workflow e agenda do escritório
• arquivos e documentos.

 

O paperless é um conceito relevante para melhorar a qualidade da gestão, adotando práticas mais eficientes. Para gerir sem papel, precisamos digitalizar documentos e dispensar os arquivos físicos. Em contrapartida, conseguimos automatizar tarefas, reduzir custos e usar soluções de inteligência. Logo, é uma prática com excelente retorno do investimento.

Aqui na Finch, desenvolvemos soluções de automatização, jurimetria e operações legais para você implementar uma gestão mais eficiente e estratégica. Conheça os nossos serviços e colha os benefícios de uma gestão digital!