Impactos dos subsídios na condução processual

 

O que são os subsídios e como são obtidos?

 

O levantamento antecipado de documentos e informações acerca dos fatos alegados em um processo pode ser o maior fator para êxito na condução processual. Em grandes instituições financeiras, por exemplo, a elaboração eficaz dos subsídios pode gerar um aumento de 70% no volume anual de improcedências.

Esses dados não são aleatórios e estão começando a chamar a atenção das empresas, e já há quem defenda que as operações de subsídios são a nova “galinha dos ovos de ouro” dos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia.

Mas o que são os subsídios e como são obtidos? Os subsídios ou kit de documentos são a relação de arquivos e informações relacionadas a um processo ou ofício, normalmente pelo prisma do acionado. Em outras palavras, são as informações levantadas pelo réu da ação ou pela empresa oficiada, para acessar a verdade dos fatos e definir estratégias de atuação.

Historicamente, esses documentos eram extraídos diretamente pelos departamentos jurídicos das empresas e, em razão da pouca especialização dessas áreas e da não priorização dessas demandas, eram montados kits incompletos ou de forma retardatária, gerando pouca efetividade na condução dos processos e na definição de estratégias.

Felizmente esse cenário tem mudado e as empresas estão buscando parceiros com expertise para a condução dessa atividade. Algumas empresas de backoffice têm se aventurado nesse nicho, mas a operacionalização dos subsídios de forma estruturada passa por alguns pontos importantes e, de certa forma, complexos.

 

Interpretação de dados e gestão de informações

 

Não basta acessar e disponibilizar documentos. Esse processo tem que ser executado com algumas premissas, para que efetivamente gere impacto substancial nos percentuais de êxito das empresas. Por isso, no momento da contratação de um parceiro para atuar na operação de subsídios, é importante que alguns pontos sejam observados, quais sejam:

  • Capacidade da empresa parceira em trabalhar com prazos reduzidos, para assim permitir que as assessorias jurídicas e os escritórios de advocacia tenham tempo para analisar os documentos e montar a estratégia processual;

  • Padronização dos modelos de kit de documentos, de modo que todos os envolvidos no processo consigam compreender o que os documentos e informações representam;

  • Gestão de dados, a fim de retroalimentar o cliente com insights que permitam compreender em real time as mudanças no perfil dos acionamentos sofridos e criar estratégias gerenciais e comerciais;

  • Inteligência na estruturação dos kits, com uso de data driven focado nos resultados do cliente, trazendo oportunidades de melhoria contínua junto às áreas de negócio de cada cliente, bem como na estruturação das provas para minimizar e/ou alavancar resultados positivos.

Esses pontos podem parecer simples, mas envolvem uma estrutura complexa de insumos e técnicas, que se complementam para gerar o resultado esperado. Inicialmente, faz-se necessária a utilização de um sistema para gerir e operacionalizar as demandas, de modo que os casos sejam recebidos logo após o cadastro e com a preocupação em registrar informações, que posteriormente serão valiosas para cliente e prestador. Além de sistema de gestão, para se alcançar a velocidade e qualidade necessárias, é fundamental que o prestador tenha métodos céleres de desenvolvimento e aplicação de tecnologias para extração de documentos, interpretação de dados e gestão de informações.

 

Expertise no negócio


No entanto, uma operação apenas tecnológica seria incapaz de acompanhar a evolução do projeto e perceber as nuances que cada base processual tem, de modo que se faz necessária a contratação de parceiro que tenha:

  • uma atuação multifuncional, com input de tecnologia para agregar velocidade e qualidade;

  • equipes com expertise no negócio, que interpretem dados, validem informações e calibrem ferramentas;

  • kits de documentos feitos de forma completa e antecipada, sem dados desnecessários e com linguagem simplificada e de rápida compreensão, visando sempre a simplificação da análise documental junto ao judiciário com a consolidação das teses de cada cliente.

 

Multidisciplinaridade

 

Esses times multidisciplinares, com especialistas em gestão de dados, advogados, profissionais com conhecimento em estatística, analistas e desenvolvedores tecnológicos, são fundamentais para o desenvolvimento e aprimoramento das atividades, tudo isso orquestrado por um sistema de gestão altamente parametrizável e com a inteligência das soluções ofertadas aos clientes.

Por fim, é fundamental que, a partir dessa rotina sistematizada, dados sejam gerados, permitindo o compartilhamento de indicadores importantes para as análises gerenciais com o cliente e, inclusive, para definições comerciais ou de mercado, com mudanças até na forma de comunicar e comercializar os seus produtos, para redução de acionamentos judiciais e equalização de provisionamentos.

Assim, tem-se demonstrado que a operacionalização de subsídios não se trata de um simples extrator de documentos ou de uma rotina simples de backoffice, mas uma operação especializada, com estruturação e inteligência de dados, que entrega para os clientes insumos importantes para atuação caso a caso, mas também insumos fundamentais para o aprimoramento das rotinas internas e estratégicas do próprio cliente na busca por melhores resultados financeiros e de performance junto ao judiciário.

 

Serviços Jurídicos Gerenciados

 

Essa operacionalização dos subsídios encontra guarida em prestadores que já inovaram em seus métodos de atuação, com rotinas ágeis e times multidisciplinares, com estruturação em LMS bem consolidados e estruturados.

Os LMS (Legal Managed Services) ou Serviços Jurídicos Gerenciados são o caminho para unificar, em um único serviço, a elaboração dos kits de subsídios com inteligência aplicada, gerando melhores resultados no âmbito da condução processual, mas também e principalmente no fornecimento de dados, insights e ferramentas para melhorias contínuas e efetivas aplicadas aos clientes.

Os entregáveis envolvidos nessas operações, desse modo, são:

  • o kit de documentos relacionados a cada caso, bem como

  • insumos macrogerenciais, obtidos dia a dia a partir das informações analisadas pelo prestador.

​E os dois entregáveis são altamente valiosos. O primeiro dele, como dito, permite que o advogado entenda os fatos envolvidos no processo judicial ou no ofício, construa a resposta mais adequada ao caso e, no caso dos processos, defina se é mais vantajoso iniciar a condução com uma tentativa de acordo ou se existem argumentos importantes para obter um êxito em sentença.

Por sua vez, os insumos estatísticos permitem que a empresa faça análises qualitativas dos processos e, antes disso, das suas principais atividades e seus fluxos de prestação de serviço ou venda, com a identificação de GAPs e oportunidades de melhoria contínua, visando melhores resultados estratégicos e gerenciais.

 

Cases de sucesso

 

Um case bastante emblemático é de uma grande instituição financeira que, a partir dos dados gerados pela operação de subsídios, conseguiu identificar que suas agências de determinada localidade não estavam obtendo assinatura dos clientes nos seus contratos de cartão de crédito por conta do custo operacional envolvido.

E mais: que essa ausência de assinatura se tornou a principal causa de condenações nas comarcas em questão. Esse dado direcionou o banco a montar rodadas de treinamento nas agências envolvidas, com foco na necessidade de formalização de contratos, o que gerou uma imediata redução nos acionamentos.

Esse case demonstra como as operações eficientes de subsídios agregam valor às empresas e esse potencial vem justamente do foco no levantamento de dados relevantes e de forma célere, de modo a contribuir para a definição das melhores estratégias de defesa. Essa atuação estratégica acaba por impactar na redução das condenações e gerar uma revisitação no formato de atuação das empresas, com foco em melhoria contínua e satisfação do cliente, tornando todo o processo mais enxuto e agregando valor em todas as fases.

O fato é que de nada adianta a condução processual realizada por bancas de renome, se um elemento fundamental não estiver presente: a informação qualitativa. E é justamente por isso que escritórios de advocacia e departamentos jurídicos têm apostado na contratação de parceiros eficazes na condução dos subsídios, porque eles estão entendendo que o êxito está mais associado à solidez dos dados do que ao poder puramente argumentativo dos advogados.

 

Sobre a autora

 

Thaisa Nogueira, Gerente de Operações da Finch, é advogada especialista em Direito Constitucional e Direito Tributário, com experiência na gestão de equipes e com passagens na área jurídica e na gestão de audiências. Atualmente gerencia times de LMS.