Modelagem de processos na gestão jurídica: o que é e quais os benefícios?
A administração de atividades na gestão jurídica não é uma tarefa simples. Por isso, contar com a modelagem de processos pode ser uma alternativa para otimizar e organizar o setor, ampliando a eficiência.
Portanto, se você ainda não sabe o que é essa solução ou como ela pode beneficiar a gestão jurídica, é preciso aprender mais sobre o tema. Dessa maneira, será possível adotar as melhores práticas para buscar melhores resultados.
Por isso, preparamos este conteúdo para explicar o que é a modelagem de processos e como ela pode auxiliar a gestão jurídica. Confira!
O que é modelagem de processos e como funciona?
A modelagem de processos é uma abordagem sistemática que envolve um conjunto de processos organizados para auxiliar na gestão. Ela é desenvolvida com foco em desenhar, documentar, compreender e melhorar os processos de um negócio.
Assim, ela envolve um mapeamento completo dos processos para identificar:
- etapas de cada fluxo;
- responsáveis por cada fase;
- regras que devem ser observadas nas respectivas atividades;
- insumos necessários;
- ações executadas;
- recursos utilizados para a conclusão.
A partir disso, é possível ter uma visão de como acontecem as atividades e identificar qual será o modelo ideal para o melhor funcionamento da empresa. Com base nisso, a gestão pode criar uma estrutura que proporcione maior eficiência e conformidade.
Logo, surgem oportunidades de identificar processos, documentar as etapas, analisar os registros e definir melhorias. Depois, as otimizações são implementadas, existindo um monitoramento contínuo dos fluxos para garantir o funcionamento adequado.
Qual o seu papel na gestão jurídica?
A técnica pode ser usada em diferentes setores, logo, é possível utilizá-la para otimizar a gestão jurídica. Aqui, é comum que ela seja usada para:
- documentar os processos e suas etapas;
- verificar o cumprimento da legislação pela empresa;
- avaliar o tempo gasto em cada etapa de um fluxo;
- entre outros.
Considerando que as temáticas jurídicas são mais sensíveis para as empresas, podendo gerar o cumprimento de obrigações ou diferentes penalidades, o tema merece atenção especial. Aqui, a modelagem ajuda a organizar e padronizar os processos.
Isso traz mais uniformidade e facilita a comunicação interna. A tendência é que toda a equipe trabalhe de maneira sincronizada, além de garantir um acompanhamento mais detalhado do andamento das tarefas por meio de históricos e relatórios.
Quais são os benefícios da modelagem de processos na gestão jurídica?
Descubra quais são os principais benefícios que a modelagem de processos proporciona para a gestão jurídica!
1. Automação de processos
O primeiro benefício da modelagem de processos na gestão jurídica é a maior facilidade para a automação. Ao detalhar os fluxos de trabalho e cada etapa existente, há a possibilidade de mapear necessidades para encontrar soluções mais adequadas, além de estruturar todo o funcionamento do sistema.
2. Evita perda de prazos
Outro benefício relevante é a prevenção à perda de prazos. O setor jurídico precisa ter atenção a diversas datas para cumprir as obrigações existentes. Logo, a organização gerada pela modelagem é essencial para garantir a tempestividade de todas as tarefas.
3. Facilita a comunicação interna
Uma boa comunicação interna é fundamental para que o fluxo de tarefas avance conforme planejado. Entretanto, a falta de padrões ou documentos a respeito dos processos aumenta as chances de falhas e gargalos.
Isso porque, ainda que os profissionais e setores lidem com tarefas diferentes, é preciso ter um alinhamento entre as atividades para que os fluxos evoluam corretamente. Nesse caso, a modelagem traz padrões, automatiza etapas e evita o desencontro de informações ou erros gerados pela falha na comunicação.
4. Promove uma visão compartilhada dos processos
A modelagem de processos também permite que toda a equipe envolvida visualize o processo em detalhes. Isso garante um maior entendimento de todos sobre as etapas envolvidas nos fluxos de trabalho, as regras aplicáveis e outras questões relevantes.
Como resultado, a empresa contará com maior alinhamento nas atividades. Simultaneamente, com a visão compartilhada dos processos, todos poderão fazer análises próprias e ajudar a trabalhar as melhorias contínuas.
Para aproveitar todos os benefícios da modelagem de processos na gestão jurídica, é fundamental contar com a tecnologia. Afinal, ela é uma grande aliada para automatizar etapas, reduzir erros e ampliar a eficiência.
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