Automação jurídica: sua empresa já conta com as vantagens da tecnologia?

 

A automação jurídica é peça-chave para otimizar o departamento jurídico e escritórios. A partir dela, conseguimos extrair vantagens competitivas, impactando as receitas, despesas e lucratividade das organizações.

Na prática, a tecnologia vira uma força para lidar com os desafios e aproveitar as oportunidades de mercado. Os benefícios da automação apresentam um dos melhores retornos do investimento, justificando a adoção pelas empresas.

Logo abaixo, demonstramos como essa solução beneficia os negócios. Conheça as vantagens de contar com a tecnologia no departamento jurídico!

 

O que é automação jurídica?

 

Automação jurídica é a aplicação de tecnologia de software para automatizar tarefas e processos rotineiros de gestão jurídica. Assim, permite que essas atividades sejam realizadas de forma mais eficiente, padronizada e escalável.

O tempo e os recursos são redirecionados. Os profissionais podem se concentrar em atividades que exigem habilidades humanas, como a análise jurídica e a tomada de decisões estratégicas, enquanto o software lida com as tarefas repetitivas.​

 

Quais são os benefícios para a rotina dos departamentos jurídicos e escritórios?

 

Com a automação, a rotina dos times flui com muito mais agilidade e eficiência. Há diversos pontos de melhoria.

 

Tenha escalabilidade nas equipes

 

A escalabilidade é um dos principais benefícios da automação jurídica. Ela permite que as empresas lidem com grandes volumes de trabalho de forma eficiente. Afinal, é possível executar muitas tarefas com rapidez e precisão, evitando erros de rotina.

 

Reduza erros e retrabalhos nos processos

 

Não importa se são muitas ou poucas tarefas, o padrão definido será atendido em todas elas. Com isso, evitamos erros e retrabalhos nos processos do setor jurídico.

Há uma grande vantagem em relação ao trabalho manual. Erros de cadastramento, anotações, documentação e agendamento são riscos de quando realizamos tarefas repetitivas, especialmente quando estamos sobrecarregadas com burocracias.

A automação jurídica é uma forma de minimizar esses problemas. O que é muito relevante, porque erros no setor jurídico podem levar a perder prazos e ocasionar grandes prejuízos financeiros.

 

Aumenta a produtividade do departamento jurídico e escritórios

 

A automação aumenta a sua capacidade de entrega sem comprometer a qualidade do serviço. Isso ocorre tanto com soluções para melhorar a gestão, como para facilitar o trabalho dos advogados.

Em relação à gestão, muitas automações são específicas para as atividades jurídicas, por exemplo:

• envio de notificações sobre prazos internos;

• acompanhamento de prazos processuais e audiências;

• coleta e organização de dados processuais;

• emissão de relatórios de atividades e desempenho;

• controle de registro e atualização de informações de processos judiciais e administrativos.

 

Além disso, encontramos automações que afetam diretamente a qualidade e produtividade do trabalho dos advogados, por exemplo:

• criação e compartilhamento de documentos legais padronizados, como contratos e petições, com apenas um clique;

• automatização da gestão do fluxo de trabalho para garantir que todas as tarefas sejam realizadas na ordem correta e dentro do prazo;

• organização das informações do setor em formatos visuais, como gráficos e dashboards, facilitando o entendimento e o acompanhamento.

A automação jurídica também influencia a motivação da equipe. Os advogados passam a atuar em funções mais estratégicas, ao invés de realizar tarefas repetitivas. Ademais, a redução da carga de trabalho é um benefício de saúde e bem-estar, que são aspectos relevantes para uma boa produtividade.

 

Otimize o tempo disponível

Assim, o departamento jurídico e o escritório fazem um uso mais adequado do tempo disponível. Desperdiçamos menos horas de trabalho com atividades de baixo valor agregado, como tarefas repetitivas, correção de erros e retrabalho.

Além disso, a comunicação se torna mais ágil, assim como o compartilhamento do conhecimento. As pessoas conseguem facilmente encontrar as informações necessárias para suas tarefas, que vão estar organizadas e gerenciadas pelo software.

Tudo isso permite que a equipe melhore a qualidade de serviço, entregando tarefas com mais agilidade e cumprindo os prazos sem desespero.

 

Exercer mais controle de fluxos e prazos

 

As informações necessárias para acompanhar o fluxo de trabalho e prazos são constantemente coletadas e entregues aos gestores. Ao invés de cada pessoa ser como uma ilha dentro do departamento, o trabalho se torna muito mais integrado, com todos informando os andamentos de suas tarefas pelo software. Por isso, o controle consegue ser mais eficiente e ajudar o setor a realizar as entregas.

 

Tenha mais integração no negócio

 

Os dados do software podem ser facilmente compartilhados com outros departamentos. Normalmente, isso ocorre por meio das API’s — que são como pontes entre duas soluções de tecnologia, permitindo que os dados sejam compartilhados entre elas.

 

Conte com dados estratégicos para melhorar a tomada de decisão

 

A automação jurídica é uma grande aliada na tomada de decisão. Afinal, permite a coleta, organização e análise de dados com agilidade e eficiência.

Com acesso a informações precisas e atualizadas sobre processos, clientes, desempenho da equipe e outras métricas relevantes, os profissionais do setor jurídico podem tomar decisões mais embasadas. Terão mais facilidade para identificar tendências, oportunidades de melhoria e riscos potenciais.

 

Reduza custos no departamento jurídico e escritório

 

O benefício mais imediato da automação é a redução de custos. Podemos citar diversas economias com o uso da tecnologia:

• redução da carga de trabalho;
• horas extras com a menor demanda por serviço extraordinário;
• rotatividade de pessoal com menos saída em razão de estresse e sobrecarga de trabalho;
• despesas com erros e perdas de prazos processuais.

No entanto, a automação jurídica também permite que os profissionais busquem soluções financeiras para o negócio, usando o tempo disponível de forma mais estratégica. Veja alguns exemplos:

• dedicação para otimizar o resultado de cada processo, com acordos e defesas mais eficazes;
• encontrar benefícios na legislação para empresas, especialmente nas questões tributárias;
• usar ferramentas para recuperar receitas com cobranças;
• realizar atividades preventivas para minimizar a ocorrência de disputas jurídicas com fornecedores, clientes e colaboradores.

Por isso, a tecnologia vai além da redução de custos operacionais. Ao melhorar as condições de trabalho, os advogados podem atuar com foco nos resultados, ajudando a melhorar a lucratividade do negócio.

 

Como implementar um sistema de automação jurídica?

 

Se engana quem acredita que implementar um sistema que automatize a gestão jurídica é complexo. Você pode contar com uma solução completa de um jeito fácil e descomplicado.

Usando do conhecimento e experiência sobre os desafios da gestão jurídica, a Finch desenvolveu o X-Gracco. Neste software, você tem a ferramenta definitiva para transformar o departamento jurídico, trazendo eficiência para todos os processos.

A implantação do X-Gracco é conduzida pelos especialistas da Finch. O processo consiste em entender as necessidades da sua empresa e tornar o sistema de gestão de processos jurídicos personalizado, criando uma entrega específica para as suas demandas. Veja o passo a passo:

• diagnóstico — conhecer a operação a fundo, mapeando as demandas existentes;
• parametrização — identificar os padrões, modelos e ferramentas adequados para otimizar as atividades identificadas;
• configuração — customizar o software para a operação da sua empresa;
• treinamento —  compartilhar os conhecimentos sobre como personalizar a plataforma para você fazer ajustes com autonomia;
• importação — migrar os dados com rapidez e segurança para dar continuidade aos serviços;
• acompanhamento — manter o contato e o suporte para que a empresa tire o melhor da tecnologia.

Com esse passo a passo, você terá rapidamente a tecnologia em pleno funcionamento na sua empresa. E, quanto antes isso acontecer, mais cedo virá o retorno do investimento com automação jurídica, redução de custos, otimização da produtividade e atuação mais estratégica do departamento jurídico.

Mas lembre-se: a automação jurídica é apenas uma das ferramentas do X-Gracco. Confira as soluções da Finch e entenda tudo o que a tecnologia pode fazer pelo seu negócio!