Gestão de departamento jurídico: saiba como otimizar!
A gestão de departamento jurídico é essencial para as empresas. Mais do que nunca, as organizações têm um grande volume de exposições legais para administrar, e os riscos jurídicos envolvidos nos negócios podem impactar significativamente os seus resultados.
É um cenário em que vemos a ampliação do papel dos advogados dos Departamentos Jurídicos e Escritórios de Advocacia, que já não são chamados apenas a garantir os interesses da empresa em juízo.
O ambiente de gestão em que estes advogados estão atuando nas empresas está sendo chamado a acompanhar a transformação digital em que as próprias organizações estão inseridas, tendo o Departamento Jurídico papel chave nesse processo.
A seguir, explicamos como funciona a gestão de departamento jurídico e quais são as boas práticas para otimizar as atividades do setor. Continue a leitura!
O que é departamento jurídico?
O departamento jurídico é responsável pela assessoria, consultoria e direção jurídica da empresa. O papel da área é dirigir as atividades jurídicas na organização, por meio de profissionais devidamente registrados na OAB, sendo sua Direção uma atividade privativa da advocacia
Em geral, essas atividades são prestadas em Serviços Jurídicos de natureza preventiva e consultiva, em atividades corporativas e atuação litigiosa em geral. Nesse sentido, os advogados da empresa podem estar envolvidos em atividades com ou sem a existência de conflitos:
- Suporte Societário e apoio a alta administração;
- analisar riscos jurídicos para decisões administrativas da organização;
- representar a empresa em processos judiciais, inclusive buscando acordos para resolver conflitos;
- representação formal e legal da organização, como atos em cartórios e entidades públicas;
- analisar, redigir e modificar contratos entre a organização e partes relacionadas.
Neste contexto, o Departamento Jurídico tem participado cada vez mais dos resultados de negócios, seja ao executar de forma eficiente suas atividades, obtendo resultados favoráveis em litígios, bem como ao fornecer informações estratégicas para tomada de decisão e melhoria de processos internos.
Não basta resolver ou mitigar o problema do ponto de vista do Direito, sem considerar o impacto das soluções oferecidas na organização.
Por exemplo, se, no passado, o advogado muitas vezes agia somente apresentando uma defesa, hoje existe uma melhor compreensão dos impactos financeiros das escolhas realizadas. Isso tem levado os profissionais a atuarem mais recorrentemente para prevenir litígios. São também mais proativos, em vez de só iniciarem o trabalho quando já existe um processo. Em resumo, o foco está voltado para os resultados.
Em que consiste a gestão de departamento jurídico?
A gestão de departamento jurídico consiste em planejar, executar e controlar o uso dos recursos humanos, materiais e financeiros do setor, a fim de otimizar os resultados da área e contribuir com a organização. Para isso, implementamos tecnologias e engajamos pessoas.
Uma boa gestão é capaz de reduzir a quantidade de tempo, dinheiro e materiais consumidos, ao mesmo tempo que potencializa os resultados, como tarefas concluídas, processos encerrados e acordos feitos.
A participação da gestão do departamento jurídico envolve tudo aquilo que não é um trabalho exclusivo dos advogados, por exemplo:
- planejar os objetivos da área anualmente e medir o seu desempenho;
- realizar a interação com as áreas da empresa;
- cuidar do orçamento do setor;
- manter o departamento abastecido com materiais necessários para executar os serviços;
- fazer a gestão de pessoas;
- criar rotinas e processos de trabalho;
- organizar agendas;
- avaliar o desempenho.
Desse modo, uma gestão de departamento jurídico eficiente faz com que os advogados não tenham de se preocupar com as rotinas de suporte e operação de suas atividades. Contribui, assim, para que a empresa tenha melhores resultados, reduzindo custos e aumentando as entregas.
Quais são as vantagens para as empresas?
Diferenciar as atividades dos advogados e da gestão do departamento jurídico é uma visão importante para aumentar a eficiência do setor. Com isso, podemos implementar conhecimentos de administração que vão melhorar os resultados para a empresa.
Veja, abaixo, algumas vantagens de ter uma gestão do departamento jurídico:
Organização das informações do departamento jurídico
Os conhecimentos de gestão envolvem as rotinas administrativas, como documentação e prestação de contas. É esperado que o departamento ganhe maturidade de processos, trocando informações de forma mais eficiente.
Resumidamente, as rotinas com baixa maturidade seriam aquelas aleatórias e não documentadas. Por exemplo, quando não há um passo a passo definido para comunicar os resultados do departamento.
À medida que trazemos as competências de gestão, passamos a definir um jeito de realizar cada processo. Também estabelecemos indicadores de desempenho para avaliar as rotinas, mensurando quais desses padrões são eficientes e o que precisa ser mudado, de tempo em tempos.
Tomada de decisões mais acertadas
Com processos mais bem organizados, temos facilidade para obter informações do setor jurídico. Conseguimos, nesse sentido, tomar decisões mais adequadas para as situações, entendendo quais são as prioridades e acertando mais nas escolhas realizadas.
Aumento da eficiência e produtividade
Ao cuidar das operações da área, a gestão de departamentos jurídicos permite que os advogados sejam mais produtivos, focando nas áreas em que são mais competentes. Além disso, ganhamos eficiência quando os processos e rotinas administrativas estão bem estruturados, adotando-se boas práticas administrativas.
Como otimizar as atividades do setor?
Para dar os primeiros passos, precisamos implementar processos mais ligados à gestão, dando suporte operacional às atividades jurídicas. Separamos algumas dicas nesse último tópico, confira!
Faça o planejamento financeiro
Um primeiro passo é levantar as necessidades e despesas do setor, entendendo como os recursos estão sendo gastos. A seguir, a gestão do departamento jurídico deve avaliar os custos e fazer um planejamento financeiro.
Organize as tarefas do departamento
Outro cuidado é desenhar os fluxos de trabalho, indicando quais são as rotinas e como elas devem ser executadas. Comece mapeando as demandas do departamento e crie os processos para satisfazê-las.
Invista em gestão de equipe
Também é fundamental investir na gestão de pessoas. Procure ter rotinas de avaliação de desempenho, capacitação, recrutamento de colaboradores, entre outras medidas. Esses talentos podem ocupar tanto as equipes de advogados como cuidar da parte administrativa, que será implementada no setor.
Integre a comunicação entre setores
Utilize técnicas de gestão para integrar o departamento jurídico com as demais áreas. Participação em reuniões, relatórios gerenciais e definição dos canais de comunicação são alguns exemplos.
Automatize processos
Para facilitar a organização do setor, vale a pena implementar ferramentas de automação. Boa parte das tarefas repetitivas, como coleta de dados de processos, recorte de publicações e compartilhamento de informações entre setores, pode ser automatizada, liberando o tempo das equipes para outras atividades.
Use a tecnologia de gestão jurídica
Retomando o tópico anterior, a tecnologia pode ser o ponto de partida para implementar a gestão de departamento jurídico. Em uma boa plataforma de gestão, você consegue virtualizar os processos do setor — isto é, eles estarão padronizados dentro do software, com um desenho pré-definido.
Para contar com as melhores soluções do mercado, você pode utilizar a plataforma Finch. Temos serviços tanto na área de tecnologia para o setor jurídico como de conhecimento para melhorar a gestão do departamento, que vão otimizar os processos na sua empresa.
Nesse sentido, a plataforma de gestão da Finch reúne as soluções de tecnologia para o bom funcionamento do seu departamento jurídico. São diversas ferramentas de automação e gerenciamento, por exemplo:
- captura de novas ações, publicações e andamentos;
- cadastro automatizado dos processos;
- gestão de atividades pré-litígio, como acordos, contratos e notificações extrajudiciais;
- gerenciamento de processos;
- gestão de fluxo de trabalho.
Todas essas atividades de gestão de Departamentos Jurídicos estão abrangidas pelas organizações que estruturam suas atividades segundo as competências de operações legais.
Quando essa metodologia é implementada, a organização cria uma unidade interna responsável por gerir a parte administrativa do departamento jurídico, deixando os advogados focados apenas em suas atividades técnicas.
Ambas as soluções vão trazer mais eficiência e produtividade para gestão de departamento jurídico na sua empresa. São formas de acelerar a transformação do setor, contando com auxílio especializado e apoio tecnológico para implementar um modelo mais compatível com as exigências atuais da área.
Para conhecer as soluções mais a fundo e encontrar aquela que melhor atende às particularidades do seu negócio, confira os serviços da Finch e tire as suas dúvidas!