O que são KPI’s e quais os principais para a área jurídica
Entre outros fatores, uma gestão eficiente depende de métricas para confirmar se estamos no caminho certo: os KPI’s. Por isso, cada área precisa encontrar os números que fazem sentido para suas particularidades, e no setor jurídico não é diferente.
Os indicadores-chave de performance do Direito dizem respeito à capacidade do setor entregar os serviços esperados. Assim, medições sobre prazos, sucesso processual, acordos firmados e produtividade são bastante comuns.
Logo abaixo, você terá um guia para tirar as principais dúvidas sobre os indicadores jurídicos. Além disso, entenderá o que pode ser usado como KPI jurídico e quais são os benefícios para gestão no setor. Confira!
O que são Key Performance Indicators (KPI’s)?
A expressão Key Performance Indicators pode ser traduzida como indicadores-chave de desempenho. Isto é, em meio a todas as medições possíveis, existe um pequeno grupo prioritário conforme o objetivo do gestor, denominados KPI’s.
Para saber quais são os indicadores-chave de cada área, devemos perguntar quais resultados mediais ou finais precisamos alcançar. Indicadores de meio se referem à causa ou à atividade dentro de um processo, enquanto os de fim são a consequência ou saídas dos processos.
Imagine, por exemplo, que uma empresa faturou 1 milhão de reais em vendas: isso é um indicador final. É possível que o resultado tenha sido causado por uma excelente taxa de conversão (clientes abordados transformados em efetivos), ticket-médio elevado (valor médio entre o preço das vendas) e grande volume de clientes prospectados.
Em relação ao KPI jurídico, ocorre algo similar. Ter um bom número de acordos firmados pode ser um meio para economia de despesas com processos, por exemplo. Assim como, o ticket-médio do escritório de advocacia terá impacto sobre o seu faturamento.
Perceba que os KPI’s são como peças que podem ser montadas conforme a função que realizamos. Enquanto para o gerente do departamento jurídico o número de acordos é um indicador de meio para os custos com processos judiciais, o advogado responsável por negociar poderá ter esse mesmo indicador como fim.
Assim, o profissional se perguntará o que causa os acordos, para entender a taxa de conversão das negociações em acordo, número de tentativas e tempo dedicado a cada negociação.
Os indicadores, portanto, podem ser aplicados a partir de diferentes perspectivas. Eles variam conforme a função, avaliação individual ou coletiva, assunto (financeiro, jurídico, contábil, etc.), entre outros quesitos.
Para que servem?
Os KPI’s direcionam o foco dos gestores para os indicadores mais importantes. A partir daí, podemos utilizá-los com diferentes finalidades.
A primeira e mais importante é melhorar os processos e atividades. Com os KPI’s, entendemos a qualidade daquilo que estamos fazendo: se está dentro, aquém ou além das expectativas. Posteriormente, esse feedback vai embasar o reforço ou alteração das práticas.
Outra aplicação é a definição de metas. Os indicadores de desempenho tornam as metas específicas e mensuráveis, pois conseguimos precisar quanto deve ser alcançado e, depois, aferir se o responsável atingiu a exigência.
Também é possível identificar as causas de um problema. Ao ter dificuldades em um indicador final, conseguimos olhar para os indicadores de meio e tentar entender qual deles pode ser o motivo dos resultados ruins.
Para fechar os exemplos, os KPI’s permitem ir além dos achismos na tomada de decisões. Você pode acompanhar as informações mais relevantes para os processos e atividades sob sua responsabilidade com dados. Inclusive, com recursos de automação de processos, é possível manter essas informações continuamente atualizadas.
Quais são os indicadores de desempenho jurídico mais importantes?
Assim como nos demais setores, o setor jurídico conta com indicadores-chave para acompanhar as suas atividades e processos de gestão. Logo abaixo, você encontra uma lista com os sete mais importantes.
Volume de processos
Saber quantos processos do setor jurídico estão abertos é um indicador-chave, pois serve de base para planejar a força de trabalho, definir orçamento e avaliar o desempenho.
Uma característica interessante é que, geralmente, o departamento jurídico está na posição passiva das demandas. Logo, as metas costumam estar relacionadas a reduzir ou estabilizar esse número.
Já os escritórios de advocacia frequentemente desejam ver o aumento desse número.
Duração dos processos
Quanto mais tempo um processo está em aberto, maiores serão as despesas. Por isso, controlar o tempo de duração dos processos é um indicador importante.
Duas sugestões podem ser utilizadas nesse caso. A primeira é o tempo médio de duração dos processos (total de horas/número de processos). A segunda é a quantidade de processos finalizados no tempo projetado pela equipe (processos finalizados no prazo/total de processos).
Ambas as opções de KPI jurídico vão contribuir para melhoria do departamento ou escritório, que pode realizar melhorias para otimizar o tempo em cada processo.
Taxa de êxito e conflitos solucionados
A forma como o processo é finalizado também é um KPI jurídico importante. Há diferentes avaliações que podem ser feitas nesse sentido:
- êxito processual = total de processos vencidos / total de processos;
- taxa de acordos = acordos / total de processos;
- conflitos solucionados = (total de acordos + total de processos vencidos) / total de processos.
O percentual é obtido multiplicando o resultado por cem. Por exemplo, se tivermos 100 êxitos em 200 processos, alcançaremos 50%: (100/200) x 100.
Alternativamente, o departamento pode incluir as demandas em geral, quer gerem processos, quer sejam resolvidas antes deles. Nesse caso, o total de processos seria substituído pela soma de demandas processuais e pré-processuais.
Despesas com processos
Outro indicador final relevante é a quantidade do gasto com processos judiciais. Com esse número acompanhado mês a mês, podemos demonstrar tanto o desempenho da atuação nos processos judiciais, como os ganhos obtidos com advocacia preventiva e acordos.
Turnover
Prosseguindo, a rotatividade de pessoas mede o percentual de saídas com necessidade de reposição. Para calcular, utilizamos a seguinte fórmula:
- (desligamentos + admissões / 2 ) / total de funcionários.
É um indicador que influencia questões como custos com rescisões, contratações e treinamentos. Além disso, se o departamento jurídico ou escritório perde talentos com frequência, os reflexos podem ser sentidos na produtividade da equipe.
Total de contratos ativos
O total de contratos ativos é outro indicador importante, especialmente para os escritórios de advocacia. Aliás, o ticket-médio do escritório (total de honorários contratuais recebidos / total de processos) depende do conhecimento desse indicador para ser calculado.
Churn rate
O churn rate diz respeito ao percentual de clientes perdidos. Ter esse indicador elevado é um grave sintoma de uma experiência ruim com os serviços. Entenda como calculá-lo:
- total de contratos cancelados / total de contratos ativos no início do mês.
Vale ressaltar que você não precisa de processos manuais e analógicos para aplicar um KPI jurídico. Hoje, com a jurimetria, os softwares realizam as medições e exibem gráficos, dashboards e tabelas simples e dinâmicas, a partir dos dados coletados no dia a dia.
Quais são os benefícios para o setor jurídico?
As opções de KPI jurídico ajudam o setor a exercer um papel mais estratégico. Afinal, conseguimos entender o impacto do desempenho nos resultados do departamento ou escritório como todo. Além disso, sabemos como impactamos o sucesso de empresas.
Igualmente, é uma forma de verificar a eficiência das práticas de gestão e buscar formas de melhorar o desempenho. É um passo importante, porque o setor jurídico atualiza-se com alternativas para ter mais agilidade e efetividade em suas medidas.
Os KPI’s permitem avaliar os impactos das ações e decisões. Logo, podemos melhorar o desempenho de processos e atividades. Também conseguimos entregar resultados cada vez mais expressivos para os clientes e organizações, tomando decisões baseadas em dados.
Para se aprofundar em como melhorar o desempenho do setor jurídico, confira também as 6 ferramentas tecnológicas que irão otimizar seu dia a dia no trabalho!